Delegiranje nalog
Utopite se v nalogah, ali pa se naučite delegirati naprej. Tretje poti ni.
Vodenje projektov se je danes preselilo s končnega proizvoda na upravljanje procesov. Upravljanje procesov med drugim vključuje tudi upravljanje ljudi, kar pa je danes postalo prava umetnost. Učenju te umetnosti se nekateri menedžerji hočejo izogniti, zato se pogosto utopijo v nalogah, ki jih hočejo narediti sami, med drugim tudi zato, ker mislijo, da bo tako najbolje za vse.
Menedžment
Menedžment je v sodobni slovenščini razumljen kot vodenje podjetja, kamor kot pomemben dejavnik spada tudi vodenje ljudi. Ker je večina organizacij danes projektne narave, so kot menedžerji razumljeni tudi vodje projektov, ki imajo nalogo voditi svojo ekipo od začetka do konca projekta. Včasih se znajdejo pred vprašanjem, ali naj neke stvari naredijo sami ali naj naloge delegirajo naprej.
Bistvo menedžerja je, da kontrolira in analizira potek nalog v nekem projektu. Skrbi, da so naloge kočane v predvidenem času in v okviru proračuna (ang. within time and budget). Naloge menedžerja so tudi, da posamezne zadolžitve delegira naprej svojim sodelavcem, da jim svetuje med projektom in jim predlaga boljše rešitve za izzive, ki jih neka naloga predstavlja.
Problematične naloge so lahko izzivi
Poznamo dve vrsti menedžerjev, ki ne delegirajo: so taki menedžerji, ki ne delegirajo, ker se jim zdijo vse naloge v projektu pretežke, in mislijo, da operirajo s premalo kompetentnim osebjem, ter so menedžerji, ki ne delegirajo, ker se jim zdi, da bi naloge lahko opravili bolje kot drugi.
Delegiranje je dvosmerni proces in kot tak vključuje dajanje nalog s strani menedžerja in sprejemanje nalog s strani zaposlenih. Če menite, da vaši sodelavci niso sposobni, ali pa so to že celo dokazali, je na vas, da popravite stanje. To ni izbira, temveč nujnost. Kot vodja projekta in s tem projektne ekipe se morate vedno (v dobrih in slabih trenutkih) zanesti na svoje sodelavce, saj boste sicer na koncu vse naloge naredili sami.
Naloge, ki jih delegirate svojim zaposlenim, morajo biti izziv. Nihče od zaposlenih ne mara rutine, tudi vaši zaposleni ne. Ko vaš sodelavec neko preprosto nalogo naredi dobro, morate dvigniti palico in mu postaviti izziv. Le tako bo začutil vaše zaupanje in z veseljem naredil nalogo, ki ste mu jo zadali.
Kompetence sodobnega menedžerja
Na to temo je nastalo že mnogo teorij in veliko jih še bo. Nekatere poudarjajo, da mora menedžer (kot ga mi pojmujemo v tem članku) voditi projekt s srcem in da ni pomembno nič drugega. S tem se deloma strinjam, vendar pa dodajam, da je vodenje ljudi prav tako kot učenje vožnje z avtom. Z vajo se zadeve izboljšajo, ovinki postanejo lepši in parkiranje sploh ni več nobena težava. Prav tako je z vodenjem projektov: ko je za nami že nekaj projektov, je ekipo lažje upravljati, vsi roki so doseženi ob pravem času, na koncu pa je zadovoljna celotna ekipa.
Pomembna vrlina vodje projektov je tudi odgovornost. On je odgovoren za vse naloge, ki jih opravlja sam ali jih je delegiral naprej. Če gre kaj narobe, je odgovornost menedžerja, da to popravi.
Delegiranje kritičnih nalog
Izkušnje nas učijo, da so v projektu kritične in nekritične naloge. Če se neki projekt ponavlja, lahko iz prejšnjih izvajanj ugotovimo, kje ima projekt ozka grla oziroma kritične točke. Kljub temu da smo zgoraj zapisali, da naj svojim zaposlenim dajemo vedno večje izzive, ko jim delegiramo naloge, še vedno obstaja nekaj nalog, na katere je vredno biti izjemno previden. Previdni morate biti pri nalogah, ki bi lahko imele na koncu slabe posledice, če so narejene nepravilno. Take naloge raje naredite sami, saj boste le tako popolnoma prepričani, da so stvari stoodstotno dobro narejene.
Kaj delegirati in česa ne, predvsem pa, kako
Kot smo že omenili, delegirajte čim več nalog naprej, saj imate kot menedžer že tako ali tako premalo časa. Med delegiranjem morate paziti na to, da svojim zaposlenim ne gledate pod prste. Delegiranje pomeni predajanje odgovornosti. Če boste preveč in prepogosto gledali sodelavcem pod prste, se zna zgoditi, da vaši sodelavci ne bodo imeli več samoiniciative delati naloge in bodo delali stvari po liniji najmanjšega odpora.
Pred začetkom delegiranja oziroma samega projekta se morate dovolj jasno pogovoriti s svojo ekipo in jim dati vedeti, do kam lahko gredo ter kje morajo vprašati za vaše pooblastilo. Kultura ekipe, v kateri projekt deluje, naj bo odprta, kakor je mogoče, in naj omogoča odprto komunikacijo, neproblematičen transfer informacij in konstantno dosegljivost vodje. Kot vodja poskušajte to narediti tudi takrat, če so taka dejanja v nasprotju s splošno kulturo podjetja.
Kljub vsemu pa so tudi naloge, ki so za projekt, za njegovo »poslovanje« in za vas kot vodjo ključne ter jih nikakor ne smete delegirati naprej. Te naloge imenujemo strateške naloge in so zelo pomembne za projekt, saj dobro opravljene naloge pripomorejo 80 odstotkov k uspehu projekta. Mednje štejemo:
• Voditeljstvo (leadership). Način vodenja projekta, motivacija zaposlenih in konstruktivne kritike močno pripomorejo k uspehu ali neuspehu projekta. Kot vodja projekta se lahko ta talent naučite, še bolje pa je, če ga že imate. Leadership je vrlina, ki jo je vredno dobro vzgajati in se v njej izobraževati.
• Nagrade (plače in dodatki). Plača je zelo občutljiva zadeva pri vsakem poslovanju podjetja, zato je dobro, da imate kontrolo nad njo.
• Upravljanje s kadri. V ta sklop nalog štejemo organiziranje ekipe, delegiranje nalog novim kadrom in kontrolo delovanja celotne ekipe. Če imamo mi v rokah to nalogo, lahko takoj ugotovimo, kdo se je pri nekaterih nalogah izjemno dobro izkazal in koga je treba še dodatno motivirati za izvrševanje nalog.
• Strateško načrtovanje. Kot vodja projektne ekipe imate v rokah vse vajeti in vidite celoten projekt s perspektive helikopterja. Tako ste vedno en korak pred ekipo in lahko vidite, kje so v bližnji prihodnosti mogoča ozka grla ter kdaj bo treba obremeniti nove resurse. Tu lahko s sodobnimi računalniškimi orodji vidite tudi, koliko ste v danem trenutku prekoračili proračun (če ste zelo dobri, lahko nekaj denarja tudi prihranite) in kakšne so projekcije proračuna do konca projekta.
• Tok informacij. Zagotavljanje odprtih in učinkovitih komunikacij je temelj dobre ekipe ter dobrega projektnega vodje. Vaša naloga je zagotoviti učinkovito komunikacijo med timom s čim manj vašega posredovanja. Nekateri člani ekipe včasih namerno zavirajo neprekinjen tok informacij. Take člane ekipe je treba opozoriti takoj, ker lahko s svojimi dejanji povzročijo ozko grlo v projektu in tako zavrejo celoten napredek.
• Napredek. Ker ste vodja projekta, je vaša naloga tudi projekt narediti profitabilen in učinkovit. Vedno morate ocenjevati napredek projekta in kakovost izvršenih nalog. Le tako se ne bo zgodilo, da bi na koncu ostali brez sredstev, in boste obdržali kakovost izdelka oziroma storitve na zavidljivi ravni.
• Krizni položaji. Ko najšibkejši člen verige napačno presodi položaj in napačno izvede dano nalogo, je čas, da vi prevzamete vso odgovornost in rešite nastalo težavo. Beseda menedžer se mogoče sliši zelo lepo, vendar pa za sabo skriva veliko odgovornosti. Obvladanje kriznih položajev je vrlina menedžerja, ki ne postaja zaželena, ampak nujna. Ko se projekt znajde v kriznem položaju, je naloga menedžerja, da uporabi svojo inovativnost in projekt reši iz mogočega propada ali zamude pri izvedbi.
Bistvo
Zadnjič sem bral predavanje Petra Druckerja, ki ga je imel pred 12 leti na poslovni šoli IEDC. Govoril je o tem, da mora menedžer najprej odkriti svoje vrline in jih uporabljati, vse svoje pomanjkljivosti pa zavreči in jih delegirati naprej.
Ker pa ta članek govori o delegiranju nalog v ekipi, bi osebno šel še korak naprej. Menedžer naj dela tiste naloge, ki jih obvlada, one, ki jih mora obvladati (strateške naloge), drugo pa naj delegira naprej. Naloge naj delegira svoji ekipi, ki mora biti dobro motivirana. Menedžer mora vsekakor vse naloge delegirati jasno.
Mnogi ljudje so se v preteklosti spraševali in se še sprašujejo, kaj je bolj pomembno, dober menedžer ali dobra ekipa. Menim, da morata biti tako menedžer kot njegova ekipa na vrhunski ravni, vendar pa lahko dober menedžer vsekakor le izboljša počutje in produktivnost v ekipi.
Vsem menedžerjem želim v novem letu čim več uspešnih ekip, vsem ekipam pa menedžerje, ki bodo znali prebuditi vso zagnanost in inovativnost v njenih članih.
Matej Forte
www.mojedelo.com
Vodenje projektov se je danes preselilo s končnega proizvoda na upravljanje procesov. Upravljanje procesov med drugim vključuje tudi upravljanje ljudi, kar pa je danes postalo prava umetnost. Učenju te umetnosti se nekateri menedžerji hočejo izogniti, zato se pogosto utopijo v nalogah, ki jih hočejo narediti sami, med drugim tudi zato, ker mislijo, da bo tako najbolje za vse.
Menedžment
Menedžment je v sodobni slovenščini razumljen kot vodenje podjetja, kamor kot pomemben dejavnik spada tudi vodenje ljudi. Ker je večina organizacij danes projektne narave, so kot menedžerji razumljeni tudi vodje projektov, ki imajo nalogo voditi svojo ekipo od začetka do konca projekta. Včasih se znajdejo pred vprašanjem, ali naj neke stvari naredijo sami ali naj naloge delegirajo naprej.
Bistvo menedžerja je, da kontrolira in analizira potek nalog v nekem projektu. Skrbi, da so naloge kočane v predvidenem času in v okviru proračuna (ang. within time and budget). Naloge menedžerja so tudi, da posamezne zadolžitve delegira naprej svojim sodelavcem, da jim svetuje med projektom in jim predlaga boljše rešitve za izzive, ki jih neka naloga predstavlja.
Problematične naloge so lahko izzivi
Poznamo dve vrsti menedžerjev, ki ne delegirajo: so taki menedžerji, ki ne delegirajo, ker se jim zdijo vse naloge v projektu pretežke, in mislijo, da operirajo s premalo kompetentnim osebjem, ter so menedžerji, ki ne delegirajo, ker se jim zdi, da bi naloge lahko opravili bolje kot drugi.
Delegiranje je dvosmerni proces in kot tak vključuje dajanje nalog s strani menedžerja in sprejemanje nalog s strani zaposlenih. Če menite, da vaši sodelavci niso sposobni, ali pa so to že celo dokazali, je na vas, da popravite stanje. To ni izbira, temveč nujnost. Kot vodja projekta in s tem projektne ekipe se morate vedno (v dobrih in slabih trenutkih) zanesti na svoje sodelavce, saj boste sicer na koncu vse naloge naredili sami.
Naloge, ki jih delegirate svojim zaposlenim, morajo biti izziv. Nihče od zaposlenih ne mara rutine, tudi vaši zaposleni ne. Ko vaš sodelavec neko preprosto nalogo naredi dobro, morate dvigniti palico in mu postaviti izziv. Le tako bo začutil vaše zaupanje in z veseljem naredil nalogo, ki ste mu jo zadali.
Kompetence sodobnega menedžerja
Na to temo je nastalo že mnogo teorij in veliko jih še bo. Nekatere poudarjajo, da mora menedžer (kot ga mi pojmujemo v tem članku) voditi projekt s srcem in da ni pomembno nič drugega. S tem se deloma strinjam, vendar pa dodajam, da je vodenje ljudi prav tako kot učenje vožnje z avtom. Z vajo se zadeve izboljšajo, ovinki postanejo lepši in parkiranje sploh ni več nobena težava. Prav tako je z vodenjem projektov: ko je za nami že nekaj projektov, je ekipo lažje upravljati, vsi roki so doseženi ob pravem času, na koncu pa je zadovoljna celotna ekipa.
Pomembna vrlina vodje projektov je tudi odgovornost. On je odgovoren za vse naloge, ki jih opravlja sam ali jih je delegiral naprej. Če gre kaj narobe, je odgovornost menedžerja, da to popravi.
Delegiranje kritičnih nalog
Izkušnje nas učijo, da so v projektu kritične in nekritične naloge. Če se neki projekt ponavlja, lahko iz prejšnjih izvajanj ugotovimo, kje ima projekt ozka grla oziroma kritične točke. Kljub temu da smo zgoraj zapisali, da naj svojim zaposlenim dajemo vedno večje izzive, ko jim delegiramo naloge, še vedno obstaja nekaj nalog, na katere je vredno biti izjemno previden. Previdni morate biti pri nalogah, ki bi lahko imele na koncu slabe posledice, če so narejene nepravilno. Take naloge raje naredite sami, saj boste le tako popolnoma prepričani, da so stvari stoodstotno dobro narejene.
Kaj delegirati in česa ne, predvsem pa, kako
Kot smo že omenili, delegirajte čim več nalog naprej, saj imate kot menedžer že tako ali tako premalo časa. Med delegiranjem morate paziti na to, da svojim zaposlenim ne gledate pod prste. Delegiranje pomeni predajanje odgovornosti. Če boste preveč in prepogosto gledali sodelavcem pod prste, se zna zgoditi, da vaši sodelavci ne bodo imeli več samoiniciative delati naloge in bodo delali stvari po liniji najmanjšega odpora.
Pred začetkom delegiranja oziroma samega projekta se morate dovolj jasno pogovoriti s svojo ekipo in jim dati vedeti, do kam lahko gredo ter kje morajo vprašati za vaše pooblastilo. Kultura ekipe, v kateri projekt deluje, naj bo odprta, kakor je mogoče, in naj omogoča odprto komunikacijo, neproblematičen transfer informacij in konstantno dosegljivost vodje. Kot vodja poskušajte to narediti tudi takrat, če so taka dejanja v nasprotju s splošno kulturo podjetja.
Kljub vsemu pa so tudi naloge, ki so za projekt, za njegovo »poslovanje« in za vas kot vodjo ključne ter jih nikakor ne smete delegirati naprej. Te naloge imenujemo strateške naloge in so zelo pomembne za projekt, saj dobro opravljene naloge pripomorejo 80 odstotkov k uspehu projekta. Mednje štejemo:
• Voditeljstvo (leadership). Način vodenja projekta, motivacija zaposlenih in konstruktivne kritike močno pripomorejo k uspehu ali neuspehu projekta. Kot vodja projekta se lahko ta talent naučite, še bolje pa je, če ga že imate. Leadership je vrlina, ki jo je vredno dobro vzgajati in se v njej izobraževati.
• Nagrade (plače in dodatki). Plača je zelo občutljiva zadeva pri vsakem poslovanju podjetja, zato je dobro, da imate kontrolo nad njo.
• Upravljanje s kadri. V ta sklop nalog štejemo organiziranje ekipe, delegiranje nalog novim kadrom in kontrolo delovanja celotne ekipe. Če imamo mi v rokah to nalogo, lahko takoj ugotovimo, kdo se je pri nekaterih nalogah izjemno dobro izkazal in koga je treba še dodatno motivirati za izvrševanje nalog.
• Strateško načrtovanje. Kot vodja projektne ekipe imate v rokah vse vajeti in vidite celoten projekt s perspektive helikopterja. Tako ste vedno en korak pred ekipo in lahko vidite, kje so v bližnji prihodnosti mogoča ozka grla ter kdaj bo treba obremeniti nove resurse. Tu lahko s sodobnimi računalniškimi orodji vidite tudi, koliko ste v danem trenutku prekoračili proračun (če ste zelo dobri, lahko nekaj denarja tudi prihranite) in kakšne so projekcije proračuna do konca projekta.
• Tok informacij. Zagotavljanje odprtih in učinkovitih komunikacij je temelj dobre ekipe ter dobrega projektnega vodje. Vaša naloga je zagotoviti učinkovito komunikacijo med timom s čim manj vašega posredovanja. Nekateri člani ekipe včasih namerno zavirajo neprekinjen tok informacij. Take člane ekipe je treba opozoriti takoj, ker lahko s svojimi dejanji povzročijo ozko grlo v projektu in tako zavrejo celoten napredek.
• Napredek. Ker ste vodja projekta, je vaša naloga tudi projekt narediti profitabilen in učinkovit. Vedno morate ocenjevati napredek projekta in kakovost izvršenih nalog. Le tako se ne bo zgodilo, da bi na koncu ostali brez sredstev, in boste obdržali kakovost izdelka oziroma storitve na zavidljivi ravni.
• Krizni položaji. Ko najšibkejši člen verige napačno presodi položaj in napačno izvede dano nalogo, je čas, da vi prevzamete vso odgovornost in rešite nastalo težavo. Beseda menedžer se mogoče sliši zelo lepo, vendar pa za sabo skriva veliko odgovornosti. Obvladanje kriznih položajev je vrlina menedžerja, ki ne postaja zaželena, ampak nujna. Ko se projekt znajde v kriznem položaju, je naloga menedžerja, da uporabi svojo inovativnost in projekt reši iz mogočega propada ali zamude pri izvedbi.
Bistvo
Zadnjič sem bral predavanje Petra Druckerja, ki ga je imel pred 12 leti na poslovni šoli IEDC. Govoril je o tem, da mora menedžer najprej odkriti svoje vrline in jih uporabljati, vse svoje pomanjkljivosti pa zavreči in jih delegirati naprej.
Ker pa ta članek govori o delegiranju nalog v ekipi, bi osebno šel še korak naprej. Menedžer naj dela tiste naloge, ki jih obvlada, one, ki jih mora obvladati (strateške naloge), drugo pa naj delegira naprej. Naloge naj delegira svoji ekipi, ki mora biti dobro motivirana. Menedžer mora vsekakor vse naloge delegirati jasno.
Mnogi ljudje so se v preteklosti spraševali in se še sprašujejo, kaj je bolj pomembno, dober menedžer ali dobra ekipa. Menim, da morata biti tako menedžer kot njegova ekipa na vrhunski ravni, vendar pa lahko dober menedžer vsekakor le izboljša počutje in produktivnost v ekipi.
Vsem menedžerjem želim v novem letu čim več uspešnih ekip, vsem ekipam pa menedžerje, ki bodo znali prebuditi vso zagnanost in inovativnost v njenih članih.
Matej Forte
www.mojedelo.com
