| 

Uporabne informacije

Potek sestanka

Potek sestanka

Kako naj poteka sestanek? Ste se kdaj znašli v dilemi kako pričeti, s čim pričeti? Naj takoj skočimo na bistvo? Naj naredimo kratek, neformalen uvod? Prvo pravilo sestanka je, da naj le-ta sledi delovnemu sporedu, ta pa pravilu o tretjinah. In sicer pravilo o tretjinah zajema:

  1. začetek sestanka z nezahtevnimi vsebinami: zapisnik prejšnjega sestanka, informacije, manj zahtevna vsebina,
  2. sredina sestanka z zahtevnimi vsebinami: srednje zahtevna in najbolj zahtevna vsebina,
  3. zaključki sestanka ali razprava: vsebina samo za razgovor, najmanj zahtevna vsebina.

Vsak sestanek ima seveda začetek, jedro in zaključek. Znotraj jedra pa poteka obravnava zadev, ki jim je namenjen. Obravnavanje vsake zadeva smiselno obsega:

  • Otvoritev - vodja sestanka poda izhodiščno informacijo o vsebini in razlogih za obravnavanje zadeve ter opredeli način obravnavanja.
  • Spodbujanje razprave - razpravljanje mnogokrat ne steče samo od sebe, začetne pobude ga sprožijo in mu določijo temeljno smer.
  • Usmerjanje razprave - razpravljanje pomeni predstavljanje, soočanje in usklajevanje stališč udeležencev sestanka. Vodja sestanka mora usmerjati in voditi razpravo, voditi "rdečo nit" obravnave.
  • Obvladovanje težav - različnost stališč, osebnostne značilnosti udeležencev in odnosi med njimi terjajo obzirno, vendar trdno obvladovanje s strani vodje sestanka.
  • Sklep obravnavanja - dogovori, sklepi, načrti so izidi koristne obravnave, ki naj jih pripravlja, usmerja in povzema vodja ob sodelovanju udeležencev sestanka.

Včasih se pokaže, da na sestanku ni mogoče pripeljati do uspešnega konca obravnavanja posamezne zadeve in je pač treba nadaljevanje preložiti na naslednji sestanke, ki naj bo zaradi tega izključno namenjen tej "nedokončani" tematiki. Preveč odloženih tem pa je slabo spričevalo za udeležence in vodjo sestanka. Vzroke kaže največkrat iskati v premalo temeljitih pripravah, premajhni obveščenosti in seznanjenosti udeležencev sestanka s problematiko ali neveščem vodji sestanka.

Povzeto po Poslovno komuniciranje: Evropske razsežnosti, Maribor 2004

sorodni članki