| 

Postal sem podjetnik

Delegiranje

Delegiranje

27.06.2008 ob 09:15

O delegiranju govorimo, ko med sodelavce dodeljujemo določene naloge. Zelo enostavno zveni, da je potrebno med sodelavce razdeliti naloge, pa vseeno je veščina "delegiranja" še posebej težka naloga za tistega, ki delegira. Kajti delegiranje poleg pravic in obveznosti s seboj nosi tudi odgovornost. Vsako odgovorno delo pa zahteva določene sposobnosti, veščine, pripravo in dosledno izpeljavo.

Kaj pravzaprav je delegiranje? Delegiranje je:

  • Dejanje predajanja določene naloge, dolžnosti ali pravice nekomu drugemu, ki jo opravi za vas. To pomeni, da osebe, ki jim je bila delegirana naloga lahko delujejo z določeno stopnjo neodvisnosti in hkrati skupaj z vami prevzemajo soodgovornost za izvedbo določenih nalog.
  • Učinkovit menedžer se zaveda prednosti in slabosti svojih kolegov.
  • Zaposlene obravnava kot člane tima, kjer vsak igra pomembno vlogo pri doseganju ciljev organizacije.

Zakaj je sposobnost delegiranja pomembna za menedžerja?

  • Sprošča potreben čas za osredotočenje na druge pomembne naloge in povečuje prilagodljivost.
  • Menedžerju ponuja možnost, da pridobi zaupanje v učinkovitost dela zaposlenih in si pridobi zaupanje zaposlenih.
  • Čeprav je menedžer sam odgovoren za izvedbo nalog, mu prav delegiranje omogoča izboljšanje svojih vodstvenih sposobnosti.
  • Uspešno delegiranje lahko poboljša komunikacijo med menedžerji in zaposlenimi.
  • Uspešno delegiranje omogoča uravnavanje obsega dela in vzpostavljanje ravnotežja med službenimi obveznostmi in osebnim življenjem.
  • Delegiranje spodbuja timsko delo in povečuje produktivnost dela.
  • Menedžerji, ki usmerjajo ljudi in naloge niso zmožni vsega opraviti sami.
  • Najmanj ugoden scenarij delegiranja se kaže kot nasprotno delegiranje, kjer menedžer in zaposleni zamenjata vlogi.
  • Delegiranje zagotavlja, da so naloge tako lahko dodeljene strokovnjakom in zato opravljene hitreje.
  • Delegiranje določenih nalog zaposlenih, menedžerjem omogoča, da lahko opravijo svoje delo.
  • Podrejeni ne more delegirati pristojnosti, ki je izključno v domeni menedžerja.

Kaj lahko delegiramo? Delegiramo lahko:

  • Naloge, ki niso naloge upravljanja in vodenja.
  • Naloge s katerimi lahko prenesemo del pristojnosti.
  • Naloge, ki krepijo usposobljenost zaposlenih in jim ponuja nove izzive pri delu.
  • Naloge za katere so posamezniki zadostno usposobljeni.

Česa ne moremo delegirati? Ne moremo delegirati:

  • Naloge za katero zaposleni ni zadostno usposobljen. Tovrstno delegiranje imenujemo: kaznovanje.
  • Naloge, ki pomenijo veliko obremenitev. Tovrstno delegiranje imenujemo: Podcenjevanje zaposlenih.
  • Naloge za katero je potrebno nenehno dopolnjevati navodila za izvedbo ali t.i. marionetno delegiranje.
  • Naloge ne smejo biti vedno delegirane eni in isti osebi.
  • Naloge, ki so povezane s kadrovskimi zadevami

Delegiranje nasproti podcenjevanju

Podcenjevanje je:

  • Prenašanje nalog na zaposlene, ki jih nadrejeni ne želi narediti.
  • Izogibanje prevzemanja odgovornosti zato prenos naloge na druge.

Delegiranje je:

  • Analizirajte nalogo.
  • Koordinirajte nalogo.
  • Dodelite nalogo.
  • Nudite podporo in poskrbite za povratno informacijo.
  • Primerno nagradite.

Zakaj imajo menedžerji težavo z uspešnostjo delegiranja?

  • Kognitivna dimenzija: povezava med zahtevnostjo naloge in potrebnimi viri, opazovalni in racionalni proces in vpliv okolja. Kognitivna dimenzija vodi v kognitivne dejavnike: oceni usposobljenost zaposlenega, ovrednoti poti komunikacije, sestavljenost naloge, kontrolni razpon.
  • Čustvena dimenzija: strast pri motiviranju zaposlenih, spodbujanje in navdihovanje članov ekipe, nagnjenost h komunikaciji, notranje pogojena. Čustveni dejavniki na poti uspešnosti delegiranja tako so: izredna nujnost, časovne omejitve, usposobljenost in znanje menedžerja, odpoved delu moči in kontrole.
  • Intuitivna dimenzija: usklajuje med kognitivnim in čustvenim, ohranjanje celotne slike, usmerjanje interesov menedžerja z interesi ekipe, etično utemeljena.

Faze v procesu delegiranja:

  1. Korak: Pripravi se v naprej.
  2. Korak: Jasno opredeli nalogo, ki jo je potrebno opraviti. Bodite določni. Od osebe, ki ji je delegirana naloga zahtevajte, da ponovi vsebino delegirane naloge ter tako pridobite potrditev, da je vsebino naloge v celoti razumela.
  3. Korak: Natančno določi časovni okvir (rok) za izvedbo zaupane naloge.
  4. Korak: Opredeli nivo pristojnosti, ki (mu)/(ji) bo dodeljen z delegiranjem naloge:
    • prvi nivo: pristojnost predlagati,
    • drugi nivo: pristojnost informirati in sprožiti,
    • tretji nivo: pristojnost ukrepati.
  5. Korak: Določi kontrolne točke ob katerih bo prišlo do sestanka z delegatom z namenom preverjanja učinkovitosti in uspešnosti poteka izvajanja naloge. Sestanke skliči pogosteje na začetku izvajanja naloge in zmanjšaj njihovo frekvenco, ko postane očitno, da je delegat nalogo dobro osvoji.
  6. Korak: Po opravljeni nalogi opravi evaluacijo opravljene naloge in ovrednoti kaj smo opravili dobro, kaj bi lahko izboljšali in kaj smo se naučili o opravljeni nalogi.

Zakaj je uspešnost komunikacije neposredno povezana z uspešnostjo delegiranja?

  • Uspešnost komunikacije pomeni, da so zaposleni, ki jim je bila delegirana naloga sposobni razumeti vsebino naloge in jo tudi sposobni izvesti.
  • Dobra komunikacija neposredno in pomembno vpliva na uspešnost delegiranja.
  • Oba udeleženca v procesu delegiranja morata ohranjati neposredno in dvosmerno komunikacijo.
  • Odprte komunikacijske poti ustvarjajo pri prejemniku delegirane naloge občutek zaupanja, kar mu omogoča učinkoviteje izvajanje prejete naloge.
  • Z uspešno komunikacijo med nadrejenim in prejemnikom delegirane naloge se ustvarja skupinska kohezivnost ter ustvarja pogoje za tesno sodelovanje.

Vir: Delegiranje, Z. Mladenovič

sorodni članki





Petek
od 2 do 14 °C

Sobota
od 5 do 13 °C

Nedelja
od 2 do 5 °C

Ponedeljek
od -3 do 5 °C

Anketa

Ste inteligentni?
Da, imam se za pametnejšega od večine
Mislim, da sem povprečno inteligentna oseba
Inteligenca ni najpomembnejša, imam mnoge druge vrline
Ravno prav, da lahko izpeljem vse, kar si zamislim

    rezultat