Kako na sejem
Kljub razvoju sodobne tehnike so sejmi še vedno zelo pomembna oblika komunikacije s kupci. Da bo sejemska predstavitev podjetja privabila kupce in jim priskrbela informacije, ki jih potrebujejo, vam ponujamo nekaj preprostih nasvetov.
Kljub skeptičnosti nekaterih, da bodo sejme izpodrinili in ogrozili sodobni dosežki in možnosti predvsem informatike in telekomunikacij, se to ni zgodilo. Še več, pomen sejmov narašča, kar samo potrjuje v bistvu zelo preprosto dejstvo, da smo ljudje živa bitja in da osebnega stika, dogovora iz oči v oči in stiska roke ne more nadomestiti nobena, še tako sodobna tehnika.
Sejem je del tržne strategije
Udeležba na sejmih je del marketinških dejavnosti podjetja za pospeševanja njegove prodaje. Pomembno je, da se zavedamo, da so sejmi le del, sicer pomemben, trženjskega spleta podjetij. Podjetje mora izdelati jasno tržno strategijo, v kateri imajo svoje mesto tudi sejmi. Sicer izgubi pomen tudi nastop na njem.
Upoštevati je treba dejstvo, da je sejem običajno organiziran tam, kjer je trg. Zato mora podjetje opredeliti svoje cilje, ki jih želi doseči na določenem trgu. Vsaka panoga ima navadno en globalni, svetovni sejem, ki pomeni osrednji sejemski dogodek te panoge, na katerem je prisotna skoraj vsa stroka, predstavljene so novosti, trendi. Temu sledi veliko število sejmov, tako rekoč na vseh celinah, z večjim ali manjšim regionalnim dometom. Običajno velja pravilo, da ni pravi le en sejem, ampak je potrebna kombinacija udeležbe na več sejmih.
Preden bomo odgovorili na vprašanje, kako na sejem, je zanimivo pogledati, kako v Nemčiji kot središču sejemske dejavnosti v svetu razstavljavci ocenjujejo pomen posameznih oblik komunikacij s kupci. Raziskavo je pripravila nemška sejemska zveza AUMA. Ta velja za najmočnejše sejemsko združenje na svetu in je znana kot zelo resna in izjemno strokovno podkovana organizacija. V letu 2007 je opravila raziskavo med 500 podjetji, ki so razstavljala na nemških sejmih, namenjenih poslovnim obiskovalcem. Prišli so do naslednje razvrstitve oblik komunikacije s kupci po pomembnosti:
-
sejmi in razstave: 82 %
-
neposredna osebna prodaja: 77 %
-
osebno naslovljena oglasna pošta: 55 %
-
poslovni časopisi: 54 %
-
odnosi z javnostmi: 42 %
-
predstavitve, dogodki: 39 %
-
spletna prodaja: 38 %
-
predstavitve na kongresih: 34 %
Izogibajte se horuk predstavitvam
Sejem je torej dogodek, mesto, kjer se razstavljavci lahko neposredno predstavijo svojim starim in potencialnim novim poslovnim partnerjem. Pri nastopanjih na sejmih je treba biti dosleden in vztrajen. Pogosta napaka podjetij je, da se odločijo za nastop na sejmu šele takrat, ko se jim poslabšajo poslovni rezultati. Takšne horuk akcije so največkrat razmetavanje denarja, saj se z enim nastopom, ki je poleg tega običajno še nepripravljen in neizdelan, pač ne da rešiti veliko. Zelo pomembno je, da se razstavljavci zavedajo, da večina obiskovalcev specializiranih poslovnih sejmov prihaja iz podjetij, da so profesionalni strokovnjaki in predvsem, da se na obisk sejma zelo dobro vnaprej pripravijo. Danes je povsem normalno, da sejemski organizatorji pripravijo predkataloge, iz katerih je razvidno, kdo in kaj bo na sejmu razstavljal. Taki katalogi so običajno dosegljivi že na spletnih straneh. Obiskovalci sejma si pripravijo natančen načrt, kateri izdelki in razstavljavci jih zanimajo. Nove razstavljavce običajno le registrirajo, pogledajo, kaj ponujajo, in potem zasledujejo, ali se bodo pojavili še na drugih ciljnih sejmih in v prihodnjih letih. Tudi to govori v prid dejstvu, da je treba biti pri nastopanju na sejmih dobro pripravljen in vztrajen.
Po korakih do učinkovite predstavitve
Osnovno pravilo je: Nastop na sejmu naj bo dobro pripravljen in z jasno, dolgoročno začrtano vizijo, kaj želimo na sejmu doseči. Na osnovi te podjetje izbere primerne sejme in pripravi letni načrt sejemskih predstavitev.
Znotraj podjetja je potrebno uskladiti načrte proizvodnje, prodaje in komuniciranja z obiskovalci. Na razstavnem paviljonu ni pomembno le, kaj razstavljamo, ampak tudi kdo iz podjetja bo v času sejma tam. Glede prvega na splošno velja, da je treba na sejmu predstaviti novosti, ne pa natrpati razstavnega prostora s preveč izdelki. Dobro premišljen izbor razstavnih eksponatov bo dal obiskovalcem boljšo predstavo o podjetju, še zlasti če bo podprt z ustreznimi katalogi in drugim promocijskim gradivom. Zavedati se je treba, da sejmi niso prodajni saloni. Žal so posebej pri nas, še bolj pa proti jugu, sejmi včasih bolj podobni trgovini z mešanim blagom kot pa vzorčnemu sejmu. S takšnim pristopom podjetje nima česa iskati na pravih sejmih v Evropi, pa tudi v drugih razvitih državah sveta ne.
Na sejemski stojnici morajo biti ves čas ustrezni strokovnjaki podjetja, ne le iz sektorja prodaje. Dobro je, da si podjetje pripravi pregled po dnevih, kdo je kdaj na stojnici, in o tem tudi obvesti potencialne obiskovalce, ki jih bo povabilo na sejem. Lepa stojnica in prikupne hostese na njej še niso jamstvo za uspešno predstavitev.
Pred sejmom si je treba pripraviti bazo potencialnih kupcev. Zelo dobro je, če jih pisno povabimo na sejem in ogled naše stojnice. Sejemski organizatorji ponujajo kupone, ki jih lahko pošljemo potencialnim obiskovalcem skupaj z vabilom. Ti jih potem na sejmu zamenjajo za brezplačne vstopnice. Podjetje mora sicer te vstopnice plačati, vendar dobi hkrati dragoceno povratno informacijo, kdo se je odzval na njihovo vabilo.
Postavitev razstavnega paviljona je pomemben del sejemskega nastopa. Pomembnejša je vsebina predstavitve kot pa sam blišč stojnice. Na splošno velja, da naj bodo razstavni paviljoni odprti, ne zaprti. Razstavni paviljon mora biti pregleden in imeti jasno sporočilo obiskovalcem. Danes so na voljo različni sistemi elementov, ki so po večini vsi estetsko in funkcionalno primerni, je pa med njimi lahko velika cenovna razlika. Velika dilema je, ali si sejemsko opremo izposoditi ali si omisliti svojo. Čeprav dobra oprema ni poceni, si je glede na število nastopov in lokacije sejmov, kjer podjetje nastopa, treba izračunati, kaj je ceneje.
Pomembno je dogajanje na sejemski stojnici. Obiskovalce je treba strokovno oskrbeti z ustreznimi informacijami, na razstavnem prostoru je treba imeti dovolj promocijskega gradiva. Osebje na razstavnem paviljonu mora imeti dovolj znanja, da bo lahko dajalo ustrezne informacije obiskovalcem.
Pomembne tudi aktivnosti po sejmu
Zelo pomembno je, da se dejavnosti s sejma nadaljujejo tudi po končanem sejmu. Obiskovalci, ki so pustili osebju na sejmu svoje vizitke in naslove, so dragocena baza podatkov za nadaljnjo obdelavo. Ta se začne s pisno zahvalo obiskovalcem po sejmu, da so se odločili za obisk, nadaljuje s posredovanjem dodatnih informacij, prospektov, cenikov, za kar so se zanimali na sejmu, pa jim tega tam nismo mogli posredovati in seveda nadaljuje v redno obdelavo stranke. Pomembno je, da v podjetju čimprej po končanem sejmu vsi, ki so bili na razstavnem paviljonu, pripravijo poročila in da se na ravni podjetja pripravi resna analiza sejemskega nastopa. Ta bo v primerjavi s postavljenimi cilji odgovorila na vprašanje, ali je bil nastop skladen s pričakovanji, ter dala izhodišča za korekcije nastopa na naslednjih sejmih.
Vir: Moj spletni priročnik št. 25, 24. junij 2008, Vir in informacije: Podjetnik, Junij 2008, www.podjetnik.si, Avtor: Borut Jerše
