Sprejemanje poslovnih partnerjev
Tudi sprejemanje poslovnih partnerjev je del poslovnega bontona in ni samo po sebi umevno ter prepuščeno naključju. V priročnikih lepega vedenja opisujejo še posej sprejemanje za nas pomembnih poslovnih partnerjev.
Pomembne poslovne partnerje pričakamo pri vhodu kar sami. Lahko pa jih od vhoda do konferenčne oziroma sejne sobe pospremijo naši sodelavci ali asistenti. Seveda se razume, da jih v konferenčni sobi pričakamo, po možnosti stoje. Še večjo pomembnost njihovemu obisku pa pokažemo s tem, da stranki pridemo nasproti na hodniku in jo sami popeljemo do sejne sobe. Za manj pomembne goste in za manjša podjetja veljajo manj formalni načini sprejemanja, ko gosta pri vhodnih vratih napotijo do prave pisarne, kjer jih pričakamo mi ali naši sodelavci.
Če v trenutku, ko stopi gost v prostor, ravno govorimo po telefonu, pogovor nemudoma prekinemo z vljudnim opravičilom sogovorniku in gostu. Dopustno je tudi, če je telefonski pogovor za nas izrednega pomena, da gostu s kretnjo nakažemo naj se usede in kar se da hitro končamo pogovor. Nato se mu opravičimo in najprej vprašamo, če želi kaj odložiti, na primer: plašč, dežnik, težjo aktovko. Garderobe ne odložimo kar kamorkoli (recimo preko stola), pač pa jo dostojno obesimo na obešalnik, ki je nepogrešljiv v prostoru za sprejemanje gostov.
Pri sprejetju gosta je pomembno tudi pozdravljanje, to je rokovanje in predstavljanje. Še posebej če gre za prvo srečanje na sploh. V pozdrav roko gostu ponudimo takoj. Pri uvodnem pozdravu se predstavimo z imenom in priimkom, pri čemer govorimo jasno in razločno. Sogovorniku lahko vizitko ponudimo takoj ali na koncu pogovora. Če nas ne posnema, ga zanjo vljudno prosimo. Vizitke so lahko namreč zelo pomembne pri ohranjanju nadaljnjih poslovnih kontaktov, predvsem pri zelo zapletenih imenih in dolgih strokovnih oziroma akademskih naslovih.
Ponavadi preden začnemo resne poslovne razgovore gostu ponudimo osvežitev, kavo, čaj, sok, vodo, in se z kramljamo o vsakdanjih temah, dokler nam želenega ne prinesejo in postrežejo. Osvežitev pa ponudimo le v primeru, če imamo v podjetju osebje, ki bo lahko naročeno pripravilo in postreglo. Gosta nikoli ne puščamo samega v pisarni. To bi bilo namreč nevljudno, pa tudi ni vedno najbolj pametno.
Nato preidemo k pravemu razlogu obiska. Poslovni pogovor in vodenje pogovora pa je že nova tema poslovnega bontona.
Urška Č.
