Interno komuniciranje
Interna komunikacija je vrsta komuniciranja, ki se izvaja znotraj podjetja, obenem pa je oblika motivacije za dobro delo zaposlenih. Namen internega komuniciranja je, da se pri zaposlenih pridobi želeno, visoko motivirano podporo podjetju in njegovim ciljem. Podjetje lahko namreč najbolj učinkovito posluje, če med vodstvom in zaposlenimi vlada sinergija oziroma, ko so energije vseh zaposlenih usmerjene v doseganje skupnih ciljev in ko imajo vsi delavci jasno sliko o osnovi usmeritvi in ambicijah podjetja.
Osnovni nameni internega komuniciranja so tako po mnenju strokovnjakov naslednji:
- identifikacija zaposlenih s podjetjem,
- socializacija zaposlenih,
- informiranje in izobraževanje zaposlenih,
- prepričevanje in animiranje zaposlenih,
- doseganje lojalnosti in motivacije pri zaposlenih,
- razvijanje pozitivnih medsebojnih odnosov.
Interno komuniciranje pa lahko vpliva tudi na zadovoljstvo zaposlenih z lastnim delom. V smisli dodelitve in spoznavanja točno določene vloge v podjetju, pomembnosti delovnih izkušenj za delovno organizacijo kot celoto in zadovoljstvo z opravljanjem določenega dela v podjetju (kakovost opravljenega dela). Na zadovoljstvo z delom in zadovoljstvo zaposlenih s podjetjem (s tem tudi na učinkovitost organizacije dela) pa vpliva več dejavnikov:
- komunikacijska klima, ki je povezana z organizacijsko kulturo v podjetju,
- komunikacija med nadrejenimi in podrejenimi sodelavci,
- interakcija različnih nivojev in oblik komunikacije.
Vsako podjetje najbolje zase ugotovi in določi strategijo in oblike internega komuniciranja. Interna struktura podjetja in njena hierarhija, pa tudi velikost delovne organizacije, narekujejo odnose med zaposlenimi. Oseba, ki načrtuje programe internega komuniciranja, mora zato poznati in upoštevati te odnose, da bi bili lahko le-ti s pomočjo interne komunikacije še učinkovitejši. Sicer pa ravno odnosi med zaposlenimi najverjetneje določijo tip komunikacije znotraj podjetja.
Tako lahko interno komunikacijo razvrstimo na formalno ali neformalno komunikacijo.
Neformalna komunikacija ali po domače "govorice" običajno poteka v horizontalni liniji, torej med zaposlenimi, ki so približno enako visoko na hierarhični lestvici. Pomen govoric je po mnogih raziskavah pomemben vir informacij za zaposlene in jih nikakor ne smemo "preslišati".
Formalna komunikacija pa je v naprej določena oblika komunikacije, ki velja za vse zaposlena, ne glede na njihovo delovno mesto, status ali "rang".
Naslednja razdelitev interne komunikacije je na medosebno in posredno (mediirano) komunikacijo.
Medoosebna komunikacija je osnova menedžmenta in vodstvo s tem načinom komuniciranja z zaposlenimi uporablja za učinkovitejše delo. Medosebna komunikacija je večinoma neformalna, bolj spontana in nenačrtovana, je tudi bolj prepričljiva in bo bolj verjetno tudi zares vplivala na mnenje in stališča zaposlenih. Tehnike medosebne komunikacije so:
- sestanki ali kratki sestanki, tako imenovana "briefingi" in
- izobraževanje.
Posredna ali z drugo besedo mediirana komunikacija pa je komunikacija, s pomočjo katere svoja sporočila posredujemo preko različnih medijev vsem zaposlenim v isti obliki in v istem času. Tehnike pa so sledeče:
- Publiciranje - razni zapisniki, pisma in okrožnice, interni časopisi, bilteni in revije. Ta oblika je po mnenju strokovnjakov le redko preučevana in zelo slabo zaznavna kot način motivacije med zaposlenimi. Slabost te tehnike je, da lahko deluje kot propaganda vodstva in jo zaposleni jemljejo zelo neosebno.
- Avdiovizualne tehnike - video predstavitve, predstavitve s prosojnicami ali diapozitiv. Prednost te tehnike je dramatičnost in predstavitev sporočila v živo, kar že skoraj deluje kot medosebna komunikacija.
- Telefonske informacije, ki potekajo s pomočjo posnetih novic in informacij na avtomatski telefonski odzivnik.
- Elektronska pošta je podoben način komuniciranja kot telefonske informacije.
- Nabiralnik predlogov, ki je anonimna pisna komunikacija med zaposlenimi in vodstvom. Njena prednost je v tem, da se lahko v podjetju zgodijo določene izboljšave, če ima vodstvo posluh za zamisli in predloge zaposlenih.
Predvsem veliki poslovni sistemu uporabljajo vse ali večino izmed zgoraj opisanih tehnik interne komunikacije. Pomembno je le, da sta oblika in vsebina sporočila prilagojeni ciljem, ki jih želijo v podjetju doseči, obenem pa podrejena potrebam in interesom ciljne publike, to pa so zaposleni.
Torej zakaj bi uporabljali interno komuniciranje znotraj vašega podjetja?
- boljše interno komuniciranje spodbuja zaposlene k lojalnosti, k večjemu prispevku k vizijam in ciljem podjetja; zaposleni bodo tudi boljše razumeli cilje podjetja in zato lahko smiselno pripomogli k njihovem ustvarjanju, ki po drugi strani pomeni tudi blagostanje za vse zaposlene;
- za stimulacijo zaposlenih pri izražanju svojih želja in idej, saj tako ne bodo imeli občutka, da so zgolj "delavna sila" pač pa da s svojim delom in umom lahko koristno doprinesejo k uspešnosti podjetja;
- boljše komuniciranje bo okrepilo podporo stališč podjetja na lokalni in nacionalni ravni, saj bodo zaposleni bolje pripravljeni na pojasnjevanje in obrazložitev dela v podjetju v kontaktih s poslovnimi strankami in svojimi družinskimi člani ter prijatelji.
Urška Č.
Povzeto po Poslovno komuniciranje: evropske razsežnosti, S. Možina, M. Tavčar, N. Zupan, A.N. Kneževič, Maribor, 2004
