Kako se izstavijo e-računi?

Postal sem podjetnik

28.03.2019 ob 11:41

E-računi so sodobni način izstavljanja računov. Računov tako ne pišemo v klasični obliki, ampak jih napišemo v elektronski obliki. Vendar pa se tudi e-računi med seboj razlikujejo glede na to, komu jih izstavljamo.

UJP portal

Če račune izstavljamo proračunskemu uporabniku, imamo samo eno možnost. Izstaviti ga moramo prek UJP portala. Gre za poseben portal, v katerega se morate najprej registrirati z uporabniškim imenom in geslom. Da bi ga lahko uspešno uporabljali, moramo pred tem pridobiti digitalno potrdilo. To nam služi identifikaciji in podpisovanju računov, ko jih izstavimo.

Vedno ko imamo torej opravka z javno upravo, moramo račun izstaviti prek tega portala. Prednost je v tem, da so notri že vsi podatki o proračunskih uporabnikih. Tako nam ni treba teh podatkov iskati nekje drugje. Poleg tega so nam na razpolago dane vse rubrike, ki jih moramo izpolniti, da bi izstavili e-račun. Napisati moramo, kdaj je bil račun izstavljen, kdaj bo zapadel, kdaj je bila določena storitev opravljena ali blago dostavljeno. Navesti moramo vrsto storitve oziroma produktov in njihovo količino. Potem seveda sledi skupen znesek, ki ga mora proračunski uporabnik poravnati.

Prednost tovrstnega računa je v tem, da lahko v vsakem trenutku pregledamo njegovo stanje. Ugotovimo lahko, če je bil račun že sprejet, pregledan oziroma plačan.

Klasičen način izstavljanja e-računa

Če je prejemnik računa pravna ali fizična oseba, potem imamo precej svobodne roke glede tega, na kakšen način izstaviti račun. Najbolje je, če se tega lotimo prek posebnega programa za izstavljanje računov, saj bomo tako takoj vedeli, katerih rubrik ne smemo pozabiti izpolniti. Zmanjšala se bo možnost, da pride do zatipkanja. Poleg tega bomo tako izdane račune lahko z lahkoto pregledovali in jih razvrščali.

Sicer pa se lahko odločimo, da tak e-račun izstavimo kar direktno prek Worda ali Excela. Potem ga lahko posredujemo prek katerega izmed elektronskih kanalov. Najpogosteje prek elektronske pošte. Tako bo račun do prejemnika prispel takoj. Ne bomo imeli stroškov s poštnimi storitvami, prihranili pa bomo tudi na papirju.