E računi in kaj morate kot podjetnik vedeti o njih?
Tako kot je digitalizacija prodrla v vsa področja našega življenja, je njen vpliv zaznati tudi na področju poslovanja podjetnikov. Tako večinoma ni več potrebe po tem, da bi ob izstavljanju računov podatke pisali na roko in potem stranki dali njegovo fizično obliko. E računi se namreč posredujejo kar prek elektronskih kanalov, najpogosteje prek elektronske pošte. Veliko pa je odvisno od tega, komu tak račun izstavljate in v kateri obliki pričakujete njegovo poplačilo.
E računi v primeru proračunskih uporabnikov
Če račun izstavljate kateri od institucij javne uprave, potem se morate tega lotiti na poseben način. Pravila so taka, da je to možno zgolj prek UJP portala. Da bi lahko dostopali do njega, si morate najprej urediti digitalno potrdilo, s katerim boste lahko podpisovali tako izdane račune. Določiti je treba še uporabniško ime in geslo in že lahko vstopite v sistem. Uporaba tega sistema je sicer precej enostavna. Izberete način nov račun in vanj vnesete vse potrebne podatke kot so vrsta storitve, količina, cena na količino, končna vsota. Pri tem morate upoštevati tudi stopnjo DDV. Če vaša dejavnost ni obdavčena, morate to seveda navesti. Pri dodajanju naslovnika so v sistemu že vsi možni uporabniki državnega proračuna. Zato vam ne bo treba posebej iskati njihovih podatkov. Prednost sistema je tudi v tem, da lahko v vsakem trenutku preverite, kakšno je stanje vašega posredovanega računa. Je bil že dostavljen, je v obdelavi ali je bil že poravnan?
Če gre za stranke, ki so pravne ali fizične osebe
Čim imate opravka s strankami, ki niso neposredne uporabnice državnega proračuna, je način izstavljanja e računov nekoliko bolj ohlapen. Sicer pa če pričakujete gotovinsko plačilo, je način izstavljanja nekoliko drugačen. V tem primeru si morate poprej urediti sistem davčnih blagajn. Gre za sistem, pri čemer se podatki o izstavljenih računih avtomatsko posredujejo na FURS. Ta je zadolžen za preverjanje tega področja. Tako lahko v primeru ugotavljanja kakšnih pomanjkljivosti takoj odredi inšpekcijski pregled.
Če pa z gotovinskimi plačili nimate opravka in vam stranke običajno znesek nakažejo direktno na vaš TRR, potem se lahko poljubno odločite za sistem izstavljanje e računov, ki vam je najbolj pisan na kožo. Najbolje je, če v te namene uporabite katerega od programov za račune, ki jih proti plačilu dobite od izbranega ponudnika.
