Kdaj in zakaj sporočila vodje ne delujejo?
Vodja odredi sodelavcu nalogo, ta pa je ne izpolni pravočasno. Noče? Ne razume? Pogosto je krivec neustrezna komunikacija. Kdo je odgovoren, da je dano sporočilo razumljeno?
Tisti, ki sporoča ali tisti, ki sprejema? Oddajnik se bo izgovarjal sprejemnika, češ da ne posluša ali ne razume. Sprejemnik pa bo krivdo valil na oddajnika, češ da ni bil dovolj razumljiv ali pa mu je podal sporočilo ob napačnem času.
Za pravilno razumevanje sporočila sta pravzaprav odgovorna oba. Tisti, ki sporoča, mora poskrbeti za izbiro ustreznega trenutka in načina sporočanja, tisti, ki sprejema pa za aktivno poslušanje in pravilno razumevanje sporočila. Bolje se med seboj razumejo ljudje, ki so na isti »valovni dolžini«, so si podobni po značaju, strokovnosti, starosti in načinu komunikacije. Pomemben dejavnik pa so tudi ustrezni medsebojni odnosi. Če vodja sodelavcu odredi nalogo, ta pa je ne razume, vprašati pa se tudi ne upa, ker ga je strah posledic (posmehovanja, žalitev, napada …), je to negativni odraz neustreznega delovnega vzdušja.
Vodja, ki želi, da sodelavec pravilno razume njegovo sporočilo in bo dano nalogo tudi znal in hotel izpolniti, naj poskrbi za:
-->ustrezen čas sporočanja
-->ustrezen način sporočanja
-->preverjanje razumevanja
-->odkrite in spodbudne medsebojne odnose.
Mar naj vodja skrbi še za to, da bo sodelavec dobre volje in poln energije, da bo izpolnil dano nalogo? Seveda to ni njegova naloga. Pomembno pa je, da sam komunikacija ne izsiljuje. Sodelavec, ki govori po telefonu s stranko, vas ne ignorira, če mu v istem času želite še vi nekaj sporočiti pa vam ne more prisluhniti. In če je poglobljen v reševanje ali načrtovanje zahtevne naloge, ne bo poskočil od navdušenja, če ga boste prekinili. Tudi zbrano ne bo poslušal. Navsezgodaj zjutraj nekateri še napol spijo in tik pred koncem delovnega dne ne bo noben sodelavec srečen, če ste ga zadolžili samo še z neko malenkostjo. Za izbor ustreznega trenutka sporočanja ni potrebno iskati natančnih navodil, dovolj je le imeti občutek in biti vsaj malo empatičen.
Seveda pa je izjemna situacija, ko se v nekem trenutku spremenijo prioritete in je potrebno takojšnje reševanje novo nastalega problema. Če gori, ne razpravljamo o tem, ali je trenutek za gašenje primeren. Če je zadeva nujna in morate sodelavca prekiniti, se mu opravičite in s tem pokažite spoštovanje do njegovega dela.
Vodja poda sporočilo verbalno in neverbalno. Z besedami izraža svoje misli, z govorico telesa svoje občutke. Vodji nedvomno koristi govorna spretnost z bogatim in pestrim besednim zakladom, ki mu omogoča najti čim bolj natančen izraz. Poleg tega pa naj dinamiko govora prilagaja sodelavcu. Če bo introvertiranega človeka zasul s ploho besed, bo ta spustil svoje zapornice in se miselno izključil iz pogovora. Podobno bo reagiral dinamični sodelavec, kateremu bo razlagal počasi in natančno.
Če je vodja na zaposlenega jezen ali zaradi izdaje zaupanja užaljen, pa želi svoje občutke skriti, bo pozoren opazovalec in poslušalec zaznal spremembe v tonu glasu, dinamiki govora, obrazni mimiki (npr. zateglost ustnic, odmikajoč pogled) ali gestiki (nemirnost, živčne kretenje ipd.). Suveren vodja zato svoja čustva obvladuje. Če je nanj jezen, je prav, da to jezo izrazi, vendar na kontroliran način. Le tako bo vzpostavil in ohranil medsebojno spoštljiv odnos.
Za razumevanje sporočila nosita odgovornost oba. Vodja lahko preverja razumevanje svoje sporočilnosti z opazovanjem govorice telesa sogovornika in s postavljanjem vprašanj. Že v procesu sporočanja naj vodja opazuje odzivnost sodelavca. Če ga bo razumel in se z njim strinjal, bo to pokazal npr. s sproščeno držo telesa, pogostim in pritrdilnim očesnim kontaktom, kimanjem ter ustreznim verbalnim spremljanjem. Ugotoviti, ali nekdo resnično spremlja, kar mu govorimo, je pravzaprav preprosto. Nekateri to jasno občutijo, drugi opazujejo neverbalne znake sogovornika. »Blefiranje« prepoznamo po nekonsistentnosti celotne izraznosti npr. poslušalec kima, besedno pritrjuje z »mhm«, »da«, »seveda«, gleda nas v oči, njegov pogled pa je prazen, saj je z mislimi drugje. Zelo malo ljudi se upa odkrito povedati, kadar nečesa ne razumejo.
Vir: Priročnik Direktor - ZEN vodenja
