Vloga tajnice in poslovne sekretarke v odnosih z javnostjo
Angleški (so)avtor Tony Greener je v svoji knjigi Skrivnost uspešnih stikov z javnostjo odnose z javnostjo definiral takole: To je pozitivno predstavljanje podjetja celotni javnosti. Ali drugače povedano, z nadzorovanjem načina predstavljanja lahko vplivate na mnenje drugih o vas.
To niso le plačana propaganda v časopisih, ne plakati, ne televiziske reklame, temveč nekaj tretjega. Nekaj, česar se ne da plačati kot oglas, in kar je treba ustvarjati dalj časa. Pomemben poslovni cilj vsakega podjetja je, da ustvari v javnosti dober vtis o svojih dejavnostih. Javnost so družbene skupine, s katerimi podjetje komunicira. mednje sodijo lastni uslužbenci in delavci podjetja, na katere lahko vplivamo z razvijanjem t.i. notranjih odnosov z javnostjo.
Celotno podjetje si prizadeva, da s pomočjo premišljenih odnosov z javnostjo razvija in izpopolnjuje svoj vpliv na javno mnenje. To se kaže tako, da spreminja negativna stališča v pozitivna, napačne predsodke v sprejemanje, ravnodušnost v zanimanje, nevednost v obveščenost.
V tem procesu enakopravno sodelujejo vsi zaposleni: direktor, tajnica, vodje oddelkov, vozniki službenih in dostavnih vozil, telefonist na centrali, vratar in snažilka ... Slaba telefonska zveza s kakšnim podjetjem lahko negativno vpliva na mnenje stranke o podjetju ravno tako kot umazana in zanemarjena dostavna vozila ali neprimerno vedenje njihovih voznikov. Če bo podjetje uspešno odpravilo takšne pomanjkljivosti, bo uspešnejše delovalo na trgu in v javnosti nasploh.
Napačno bi bilo, če bi se zaposleni v podjetju (vključno s poslovnimi tajnicami) zanašali le na oddelek za stike z javnostjo (če obstaja), saj njegovo delo ne more biti učinkovito brez podpore vseh zaposlenih. Če so npr. informativni bilteni, glasila podjetja in fotografski prispevki za časopisna uredništva še tako vzorno narejeni in pravočasno dostavljeni, pa lahko ena sama neprijazna tajnica v pogovoru z urednikom nekega časopisa ali z direktorjem drugega podjetja poruši mukoma ustvarjen red in negativno vpliva na odnos dela javnosti do podjetja. Če pa se popolna tajnica zaveda, da je v službi strank, poslovnih partnerjev, kupcev ali naključnih obiskovalcev in je do njih pozorna, vljudna, obzirna in profesionalna, se bodo vtisi v javnosti oblikovali tako, kot to podjetje pričakuje.
Ker je odnos z javnostjo proces s povratnim delovanjem, mora tajnica prisluhniti reakcijam javnosti in jih posredovati svojemu šefu ter oddelku za stike z javnostjo. Pisma, telefonski lici, obiki, prispevki bralcev v časopisih, članki - vse to je dostopno tajnicam. Zato morajo vse to pozorno spremljati, zbirati, razvrščati in posredovati upravi. Za to morajo seveda imeti določen čut, ki ga pridobijo z dolgoletnimi delovnimi izkušnjami, s posebnimi tečaji in navodili.
Popolna tajnica mora s svojim zgledom pozitivno vplivati na ostale v podjetju in se na ta način - kot neposredna sodelavka vodilne osebe - vključiti v izvedbo poslovne politike. Tajnica torej ni le pasivna opazovalka ali zgolj kronistka zunanjega in notranjega dogajanja, ampak tudi aktivna udeleženka v stikih z javnostjo.
Vir: Popolna poslovna tajnica, Oziris 1995, www.dashofer.si
