Redni letni razgovor vodje s sodelavci
Vsebina rednih letnih razgovorov je odvisna od ciljev, ki si jih zastavi vodstvo pri vsakoletnem planiranju razgovorov.
Jedro razgovorov pa je vedno enako. Vodja sodelavcu v razgovoru opredeli njegove naloge in vlogo. Sodelavec predloge komentira in jih dopolni s svojimi stališči. To je ključni del razgovora s katerim se postavi standarde in opredeli merila za spremljanje sodelavca v obdobju do naslednjega razgovora. Sodelavec spozna cilje podjetja in jih vključi v svoje osebne cilje. Vodja s sodelavcem opravi pregled nad preteklimi rezultati podjetja. Cilji, dogovorjeni na predhodnem razgovoru, usmerjajo izvedbo sodelavca med letom in vodji omogočajo analizo delavčeve sposobnosti in zavzetosti za dobro opravljeno delo.
Ocena je lahko pohvala sodelavca, ali pa graja s hkratno spodbudo za doseganje boljših rezultatov.
Namen rednih letnih razgovorov je večstranski. Ob pravilnem izvajanju so koristni za zaposlene, za njihove vodje, za strokovne službe in organizacijo kot celoto:
- vsem zaposlenim naj bi omogočili, da še izboljšajo delovno uspešnost: s poglobljenim razgovorom z vodjo imajo možnost izraziti svoja mnenja in ideje in tako prispevajo k pozitivnim spremembam v delovnem procesu in k boljšim poslovnim rezultatom. Sodelavcem z razgovori izkažemo posebno pozornost in jih tako dodatno motiviramo. Vodja s sodelavci naredi načrt za boljše pristope, spremembe v organizaciji dela, potrebe po dodatnih znanjih itd. Sodelavcem se ob primerni spodbudi, nakazani podpori in zaupanju vodje povečata samozavest in delovna zagnanost. Dobijo jasne povratne informacije o svoji uspešnosti. Pomembno je, kako jih delovno okolje presoja, sprejema in kaj od njih pričakuje.
Z letnim razgovorom jim omogočimo, da bolje razumejo svojo vlogo, prepoznajo smer lastnega razvoja in možno poklicno pot.
- vodje naj bi z letnimi razgovori bolje spoznali svoje sodelavce, zaradi česar bi jih lažje vodili in usmerjali. Razgovori jim omogočijo, da lahko bolje razumejo razmišljanja in ravnanja svojih sodelavcev in jim sistematično posredujejo informacije o tem, kako zadovoljujejo njihova pričakovanja.
Vodje pridobijo tudi pregled nad interesnimi področji sodelavcev in njihovimi potenciali. Podatke, ki jih dobijo v razgovorih s sodelavci, uporabljajo kot osnovo za izdelavo plana izobraževanja in za planiranje kadrovskih sprememb. Redni letni razgovori so njihovo orodje za vodenje k zastavljenim ciljem. Ker določajo skupaj s sodelavci globalne cilje, jim redni letni razgovori omogočijo, da vplivajo na sodelavce, da ti kar najbolje prispevajo k delovnim rezultatom organizacijske enote. Vodje pridobijo informacije in utemeljitve za določanje delovne uspešnosti svojih sodelavcev po modelu v splošnem aktu, ki opredeljuje sistem plač oziroma sistem stimulacije;
- strokovnim službam naj bi z rednimi razgovori omogočili, da bi lažje in bolje izvajale kadrovsko politiko. Taki razgovori so osnova za pridobivanje dodatnih podatkov o interesnih področjih zaposlenih, njihovih željah in pripravljenosti za izobraževanje, za osebni razvoj, organizacijske spremembe in napredovanje. Zbrani podatki tudi prispevajo h kakovosti iskanja ključnih kadrov in uresničevanja modela napredovanja.
Od rednih letnih razgovorov ima koristi tudi organizacija, ki pridobi: podatke o potencialu znanj, interesnih področjih zaposlenih in njihovih željah o usposabljanju in osebnem razvoju. Z njimi sistematično polni baze podatkov v kadrovsko informacijskem sistemu, podatke o pripravljenosti zaposlenih za napredovanje ali spremembo področja dela in sodelovanje pri razvojnih projektih. Tu so pomembna tudi mnenja zaposlenih o primernosti organizacije dela in predloge glede organizacijskih sprememb. S tem organizacija lažje izvaja kadrovsko politiko in lažje uvaja potrebne kadrovske spremembe, ki vodijo k uspešnejšemu poslovanju.
Smisel celotnega letnega pogovora je, da oba udeleženca uskladita sliko preteklosti in na tej podlagi skleneta dogovor za delovanje v prihodnje. Potrebno je opredeliti akcijski načrt ukrepanja. Brez tega dogovora namreč investicija časa, ki za dober letni pogovor ni majhna, ne opravičuje svojega namena. Za uspešen letni pogovor je pomembno pozorno in aktivno poslušanje, zastavljanje vprašanj, povzemanje, strukturiranje razgovora, vzpostavitev vzpodbudnega ozračja.
Tu je pomembna interpretacija nebesedne govorice, zagotovitev dvosmerne komunikacije, dialoga. Nadrejeni se mora ves čas truditi ohraniti položaj enakovrednosti obeh v tem pogovoru. Samoumevno je, da je treba izpolnjevati dane obljube in ohranjati diskretnost glede zaupnih zadev, ki pridejo v takem pogovoru na plan. Ciklus letnih pogovorov praviloma poteka od zgoraj navzdol po vsej organizaciji. Nadrejeni ima precej boljšo podlago za razgovor s podrejenimi sodelavci, če je pred tem sam opravil pogovor s svojim nadrejenim in ima tako pred sabo jasno sliko zahtev do svoje enote.
Redni letni razgovor je tako del strategije podjetja, kadrovske politike in strategije podjetja. Namen je izboljšanje z namenom izboljšanja medsebojnih odnosov ter razvoj kariere vsakega posameznika, ki je usklajena z plani in strategijami podjetja.
Obe osebi, ki sta se pogovarjali bi morali odgovorita na sledeča vprašanja.
Kaj pričakuje podjetje od zaposlenega ?
Kaj pričakuje vodja od podrejenega ?
Kaj pričakuje zaposleni od svojega neposredno nadrejenega vodje ?
Kaj pričakuje vsak zaposleni od podjetja ?
Na katero delovno mesto bi lahko napredoval delavec ?
Naj bo redni letni razgovor korak k izboljšanju medsebojnih odnosov in korak k izboljšanju kvalitete storitev oz. izdelkov, ki jih proizvajate.
vir: Verlag Dashofer, Plače in kadri, www.dashofer.si
