Kam z računovodsko dokumentacijo po zaključnem računu?
Zaključni račun je vsako leto zelo obremenilen za vsako računovodstvo. Tako v podjetjih kot v računovodskih servisih se srečujemo s težavami iskanja dokumentov, kompletiranja in težav z dostopom in hrambo le teh.
Pripravili smo vam nekaj praktičnih nasvetov kam z dokumenti po njihovi obdelavi, in prednosti, ki jih lahko izkoristite z nekaj ali popolnoma brez finančnih vložkov.
Lahko hranite dokumente kot do sedaj in jih uredite
V centralnem arhivu je najpomembneje, da se dokumenti arhivirajo tako, da jih hitro najdemo ter da je pregledno in urejeno za nadaljnjo uporabo in izločanje. Dokumente vsako leto vsaj enkrat organizirano arhivirajte. Arhivske enote označite z zaporedno številko in položite na polico v arhivskem prostoru, ki je tudi sistemsko označena za lažje iskanje. Ko uredite dokumente in jih arhivirate, jih obvezno tudi zabeležite v zapisnik, da jih boste v naslenjih uporabah lažje, hitreje in elegantneje poiskali. Priporočamo evidenco v XLS. Če nimate časa najemite strokovnjake, ki bodo delo opravili namesto vas.
Oddajte dokumente v hrambo nekomu drugemu
Kaj če ugotovim, da mi zmanjkuje prostora, kjer bi arhiviral svoje dokumente? Takrat se mi pojavijo vprašanja kam, kdaj in kako. Dokumente arhivske narave oddamo v pokrajinski arhiv, dokumente finančne narave pa v hrambo podjetjem, ki se s tem ukvarjajo. Najcenejši so ta trenutek v podjetju Comtech d.o.o., ki vam hrambo za en registrator na mesec računajo 0,16 EUR brez DDV.
Arhivirajte dokumente elektronsko
Najemite ga ali pa kupite. Vso finančno dokumentacijo lahko elektronsko arhivirate in jo hranite izključno v elektronski obliki, vendar morate pred tem zagotoviti nekaj zakonskih zahtev, kot so primerna programska oprema, zagotovljena varnost hrambe in potrjena notranja pravila pri Arhivu RS. Za tovrstne rešitve so vam na voljo specializirana podjetja, ki se ukvarjajo izključno s tem.
Ali se splača eno ali drugo presodite sami. Preglejte svojo dokumentacijo, počistite jo in vzemite pisalo. Preštejte vse arhivske enote, ocenite velikost arhivskega prostora, zapišite želje in potrebe, preverite koliko sredstev lahko namenite in se odpravite po nasvet. Odločite se za najoptimalnejšo rešitev, ki ustreza vašemu profilu.
Vir: www.comtech.si, avtor: Mišo Markov
