Kako zmanjšati število neupravičenih bolniških odsotnosti zaposlenih
Bolniška odsotnost je pogosto izhod v sili, kadar so odnosi v podjetju slabi ali je delo neustrezno organizirano.
Večina podjetij ima za denimo krajo notesnika v vrednosti tisoč evrov izdelane ustrezne postopke in sankcije, za povečani odstotek bolniške odsotnosti, kar lahko pomeni več sto tisoč evrov na leto, pa ima razdelano strategijo le peščica. Še redkeje predvidevajo ukrepe za izboljšanje razmer in usposobijo vodje za ustrezen odziv na problematiko povečanja bolniških odsotnosti.
Bolniška odsotnost delodajalce po nekaterih ocenah stane skoraj pet odstotkov letne bruto mase plač, kar za srednje podjetje lahko pomeni tudi skoraj pol milijona evrov na leto.
Začarani krog
Dejstvo je, da del bolniških odsotnosti ni posledica fizičnih bolezni, ki so neodvisne od delovnega okolja. V zadnjem času postaja vse pogostejši dejavnik bolniške odsotnosti stres na delovnem mestu, nizki motivacija in stimulacija, neustrezna usposobljenost za delo, odsotnost možnosti lastnega razvoja, nevzdržni odnosi v kolektivu in pritiski vodje. Pritiski na delovnem mestu so za nekatere posameznike prehudi, še posebej, če stres po določenem obdobju ne popusti. Če pritiskajo na plin, se čez čas motor pač obrabi.
Nekateri zaposleni se pred takšnimi stiskami zatečejo v bolniško, ki pa navadno težave ne odstrani, ampak jo le začasno odloži. Znajdejo se v začaranem krogu, ki podjetja v Sloveniji skupaj s preostalimi bolniškimi odsotnostmi stane dva odstotka BDP na leto.
Dobra novica: rešitev je v rokah podjetja
Pomemben vpliv ima tudi organizacijska kultura - kakšen odnos imajo zaposleni do bolniške odsotnosti. Poznam podjetje, kjer je odsotnost zaradi bolezni huda stigma in je zaposleni ne izrabljajo. Če je prehudo, vzamejo dopust. Na drugi strani imamo podjetja, kjer se bolniška šteje kot dopust. Zaposleno sem dejansko slišala reči: "Letos še nisem koristila vse bolniške."
Dobra novica je, da imajo ključ za rešitev v vseh opisanih primerih v rokah - podjetja sama! Bolniške odsotnosti, za katere so glavni razlogi odnosi v kolektivu in z vodjem, neustrezna usposobljenost ter pritiski na delovnem mestu, lahko precej zmanjšajo prav vodje.
Spremljajte zaposlene
Je vaš sodelavec pogosto na bolniški? Se pritožuje, da je delo težko in naporno? Pokažite interes za njegove težave in se z njim pogovorite. Pogosto je že interes vodje za počutje zaposlenega velik korak v pravo smer. Vprašajte tudi, ali so njegove pogoste težave povezane z delovnim okoljem in ali je karkoli takšnega, pri čemur mu lahko pomagate. Seveda morate ostati realni, saj ne morete v nedogled popuščati ali prelagati nalog na druge sodelavce dlje časa.
Če pa je sodelavec v začasni stiski, se morda lahko dogovorite, kako mu za določen čas olajšati delo oziroma zmanjšati pritiske. Ko so težave mimo, je čas, da se zaposleni vrne v stare tirnice. Spremljajte, kaj se z vašimi sodelavci dogaja, in se z njimi pogovorite, kadar opazite, da se zatekajo v bolniško.
Usposobite sodelavce za nove izzive
Pogosto je beg v bolniško posledica divjega tempa v številnih podjetjih: nenehne spremembe, nove tehnologije ali postopki, uvajanje zahtevnih standardov ali podobno v nekaterih zaposlenih sprožijo obrambne mehanizme, najpogosteje beg ali otrplost. Pogovorite se z zaposlenim, omogočite mu ustrezno usposabljanje ali dajte nekoliko več časa, da se prilagodi spremembam.
Pri tem smo ljudje pač različni, nekateri se spremembam prilagodijo tako rekoč čez noč, drugi pri tem potrebujejo več podpore. Uvedite interno senčenje in mentorstvo - sodelavcu, ki ima s prilagajanjem težave, naj pomaga nekdo od sodelavcev, ki je novo tehnologijo ali postopek že osvojil. Kot vodja spremljajte napredek, pohvalite sodelavce, kadar je to ustrezno, in se pozanimajte, kje so viri težav.
Zahtevajte ustrezno vedenje na delovnem mestu
Vse pogosteje so vir stresa in slabega počutja ter v skrajni fazi tudi bega v bolniško slabi ali celo nevzdržni odnosi v kolektivu. Kot vodja ste to verjetno že opazili - vsekakor si ne zatiskajte oči! Ne morete sicer ustvariti odličnega vzdušja, vsekakor ne čez noč, lahko pa vztrajate in od problematičnih sodelavcev zahtevate določeno obnašanje na delovnem mestu.
Namesto pometanja pod preprogo se s težavnimi sodelavci soočite, poskušajte najti vzrok in od njih zahtevajte ustrezno vedenje. Če morda ne boste dosegli zaželenega učinka, ste preostalim sodelavcem pokazali, da vam za razmere v timu ni vseeno. Če je potrebno, v reševanje razmer vključite kadrovsko oziroma drugo ustrezno službo.
Vzpostavite odnos zaupanja
Večina zaposlenih ima do vodje zadržan odnos in se ne pogovarja o izzivih, ki ji niso povsem kos. Enako je veliko vodij prepričanih, da naj bodo stiki z zaposlenimi omejeni na nujno komunikacijo o delovnih nalogah. Sodobne smernice vodenja gredo povsem v drugo smer: vodja, ki želi biti voditelj ("leader"), mora s svojimi sodelavci vzpostaviti odnos zaupanja. Le tako se bodo lahko odkrito pogovorili tudi o bolj bolečih temah, kot so kje sodelavec potrebuje podporo, kje so njegove meje in kako jih razširiti.
Priznati, da nečemu nismo kos, ni enostavno. Večina se raje zateče v bolniško, ki pa je le začasen odlog težave. Z redno dvosmerno komunikacijo in z vzpostavitvijo dialoga boste povečevali stopnjo zaupanja med vami in sodelavci ter tako marsikatero oviro odstranili, še preden postane večja.
Učinkovita povratna informacija
Pohvalite sodelavce, kadar si to zaslužijo. Skoraj še bolj pomembno pa je, da jim poveste, kje niso izpolnili vaših pričakovanj in kako to lahko storijo. To storite na učinkovit način, saj je namen iskanje rešitve. Če na tem področju potrebujete piljenje veščine dajanja učinkovite povratne informacije, se udeležite katere od delavnic.
Zanimivo je, da več kot 80 odstotkov kandidatov na zaposlitvenih intervjujih izrazi željo, da jim vodja pove, česa ne delajo dobro, medtem ko je večini vodij to eno težjih opravil. "Pa kako naj mu povem, da tega ne počne dobro! Kaj ne vidi sam!?" pogosto tarnajo vodje. Naloga vodje je, da zaposlenim da učinkovito povratno informacijo, da jim jasno pove, kakšna so pričakovanja, in jim ponuja ustrezno podporo za uresničenje pričakovanj.
Pet korakov za zmanjšanje bolniške odsotnosti v podjetju:
-
Spremljajte zaposlene, njihov razvoj in napredek pri delu.
-
Sodelavce pohvalite, kadar si to zaslužijo, in jim jasno povejte, kje ne izpolnjujejo vaših pričakovanj.
-
Usposobite zaposlene za izzive na delovnem mestu - tako jim delo ne bo pomenilo nenehnega stresa in strahu. Uporabite notranje vire - mentorje, zaposlene, ki določeno nalogo ali tehnologijo obvladujejo, kroženja in podobne ukrepe. Po potrebi vključite zunanje strokovnjake.
-
Vzpostavite ustrezno delovno ozračje v kolektivu: na rednih sestankih zaposlene obveščajte o dogajanju v podjetju in v oddelku, skupaj debatirajte, kje se kot kolektiv lahko izboljšate. Včasih jih presenetite z denimo s kavo in rogljički.
-
Vzpostavite odnos zaupanja: redno spremljanje napredek in razvoj vaših sodelavcev, pogovori o izzivih in težavah, njihovih željah in interesih bodo počasi, a vztrajno gradili odnos zaupanja.
Vir: Moj spletni priročnik 36, JAPTI, Javna agencija RS za podjetništvo in tuje investicije - Vir in informacije: Finance, 29.8.2008, www.finance.si, Avtor: Suzana Štular
