Bonton uporabe e-pošte
Tako kot v normalnem okolju pri vsakodnevnem komuniciranju z ljudmi, je potrebno tudi na internetu upoštevati poleg pravnih zakonov, ki predpisujejo, kaj je dovoljeno in kaj ne, tudi določena pravila obnašanja in nenapisane norme, če želimo da bo komunikacija z ostalimi uporabniki potekala normalno in na spodobnem nivoju. Nespoštovanje in neupoštevanje teh pravil ima lahko poleg očrnitve uporabnika za skrajno posledico tudi ukinitev uporabe internetnih storitev.
Tudi če se vam zdi, da znate pravilno uporabljati e-pošto, nikakor ne bo odveč, če boste prebrali članek v celoti, saj vas lahko spomni na nekatere pomembne stvari iz internetnega bontona, na katere ste mogoče s preveč rutinirano uporabo e-pošte preprosto že pozabili. Ne glede na to ali pošiljate e-poročilo prijatelju ali poslovnemu partnerju, je dobro upoštevati nekaj nenapisanih pravil, ki se nanašajo na uporabo e-pošte.
V katera polja vpisati naslovnike?
Vsako e-sporočilo je sestavljeno iz glave in iz telesa sporočila. Glava je običajno sestavljena iz podatkov o pošiljatelju, naslovniku sporočila in naslova sporočila. Glavi sporočila sledi njegova vsebina oziroma telo sporočila (Body), ki ga sestavlja tekst sporočila, ki ga posredujemo prejemniku in podpis (če ga seveda vključimo v sporočilo). Naslov prejemnika običajno vpišemo v vrstico Za (ang. To). Če želimo posameznim osebam poslati sporočilo le v vednost, vpišemo njihove naslove v polje Kp (ang. CC). Pri tem se je potrebno zavedati, da bodo naslovi iz tega polja vidni vsem ostalim prejemnikom sporočila. Če je potrebno sporočilo poslati na več naslovov in če ne želite, da bi ostali prejemniki videli komu vse ste poslali sporočilo, uporabite polje Skp (ang. Bcc), ki bo zagotovilo, da bodo naslovi vseh ostalih prejemnikov ostali skriti, kar pomeni, da bodo naslovniki dobili skrito kopijo sporočila. V praksi to pomeni, da bo skriti naslovnik videl vse naslove, ki se nahajajo v poljih Za ali Kp, naslovniki iz ostalih polij pa ne bodo videli naslovov, ki so skriti v polju Skp. Napačna uporaba polij Za, Kp in Skp ima lahko precej neprijetne posledice še posebej v smislu pošiljanja poslovne pošte. Pogostokrat se namreč dogaja, da zaposleni v podjetju zaradi nepravilne uporabe e-pošte razkrijejo marsikatero poslovno skrivnost (pošiljanje pošte na napačne naslove, razkrivanje identitete vseh prejemnikov oziroma poslovnih strank in podobno). Preden odpošljete pošto zatorej preverite v katerih poljih imate vpisane naslove prejemnikov.
Naslov in vsebina sporočila
Ker poleg e-naslova pošiljatelja prejemnik sporočila najprej zagleda naslov sporočila, bi morali z naslovom v naslovnem polju vedno opisati tisto kar opredeljuje celotno sporočilo. Prejemnik bi moral ob pogledu na prejeto epošto takoj vedeti, kaj približno lahko pričakuje, ko bo odprl sporočilo. Zaradi tega je pomembno, da izpolnimo naslovno polje (Subject oz. Zadeva), kjer z besedo ali dvema opredelimo namen sporočila.Vsako napisano sporočilo bi moralo imeti rep in glavo. To pomeni, da mora sporočilo vsebovati uvodni pozdrav, besedilo sporočila, pozdrav in podpis pošiljatelja, ki si ga lahko naredite s podpisno datoteko (sig file). Ker večina uporabnikov pošilja privatno pošto tudi med službenim časom, obstaja možnost, da si ustvarite različne podpisne datoteke. V Outlooku pridete do omenjene možnosti po naslednji poti: v meniju izberite orodja (Tools) > možnosti (Options) > oblika pošte (Mail format) > podpis (Signature). Priporočljivo je, da obsega podpis naslednje podatke: ime in priimek, položaj, naslov, telefonsko številko, faks in naslov vaše spletne strani. Nekatera podjetja dodajo čisto na konec tudi kakšna komercialna ali uporabna sporočila.
Podpis, ki ga boste ustvarili bo poštni klient avtomatično dodal v sporočilo, kar vam bo prihranilo kar nekaj časa, ki bi ga drugače izgubili, ko bi morali za vsako sporočilo napisati vaše kontaktne podatke.
Pa se vrnimo nazaj na samo besedilo. Pišite razumljivo in jasno. Bodite vljudni, spoštljivi in tolerantni do ljudi, ki imajo drugačne vrednote. Uporabljajte osebni pristop. Kar pomeni, da je boljše, če namesto »Spoštovani« napišete »Spoštovani g. Janez Novak«, saj bo vaše sporočilo precej bolj prijaznejšo in osebno noto. Odstavki naj bodo kratki, sporočila pa jedrnata in ne predolga, še posebej če gre za poslovno korespondenco. Nihče namreč ne mara prebirati dolgih tekstov prek ekrana. Če bi radi nekomu posredovali daljšo novico, ki je objavljena na internetu, mu namesto, da bi kopirali novico v sporočilo, pošljite povezavo do spletne strani, kjer bo lahko novico v celoti prebral. Podobno velja za vse ostale dokumente in datoteke, ki so objavljene na spletnih straneh.
Glede na izkušnje z vsakodnevno uporabo interneta, velja še posebej poudariti, da pri pisanju ne uporabljati VELIKIH tiskanih črk, saj to pomeni da kričite. Velike črke bi se naj v omejenem obsegu uporabljale res v skrajni potrebi, npr. za poudarjanje resnično pomembnega dela besedila, ki opozarja prejemnika sporočila na nezaželene posledice (npr. ....«če ne boste poravnali položnice vam bomo IZKLOPILI DOSTOP DO INTERNETA«). Vsekakor pa je tudi v tem primeru bolje, da uporabljate namesto velikih črk odebeljen tekst.
Vsako sporočilo pred pošiljanjem še enkrat preberite, preverite naslove prejemnikov in odpravite morebitne slovnične napake, saj bi vas lahko zaradi površno napisanega sporočila obravnavali poslovni partnerji kot nezanesljivo in površno osebo. Seveda vam bodo prijatelji takšno površnost rade volje spregledali.
Če že morate izražati čustva, uporabljajte znake za emocije oz. smeške (zares obširne informacije o emotikonih kot tudi slovar boste našli na naslovu http://www.emoticon.com), ki pa jih nikakor ne uporabljati v poslovnih sporočilih. Pri izražanju čustev (pri tem ne mislimo samo na smeške) je potrebno vsekakor biti previden, saj lahko mimogrede koga preveč užalimo ali pa prizadenemo. Tudi šala, ki jo posredujemo nekomu, je lahko interpretirana na napačen način, kar pomeni, da jo lahko prejemnik razume kot nespoštovanje ali šaljenje na njegov račun.
Pomen emotikonov
:-) sreča ali smeh
:( žalost ali razočaranje
;) šaljivost, nagajivost
:-)) veliko veselje
:-I ravnodušen nasmeh
:-/ dvom
Previdni bodite tudi pri uporabi kratic ali akronimov, saj obstaja možnost, da jih prejemnik ne bo razumel. Akronimi so v bistvu prve črke posameznih dolgih besed s katerimi lahko prihranimo odvečne besede. V zasebnem komuniciranju se uporabljajo predvsem prve črke posameznih angleških besed, ki lahko nadomestijo pomenske stavke. Podobno kot velja za smeške velja tudi za akronime – njihova uporaba v poslovnem komuniciranju ni zaželjena. Če bi radi vedeli kaj pomeni posamezna kratica, obiščite stran http://www.acronymfinder.com ali pa http://www.acronymsearch.com.
Uporaba kratic ali akronimov
AFAIK As Far As I know (Kolikor vem...)
AKA Also Known As (Znan tudi kot..)
ASAP As Soon As Possible (Čimprej ko bo mogoče.)
BRB Be Right Back (Takoj se vrnem.)
BTW By The Way (Mimogrede)
CU See You ( Vidimo se.)
F2F Face To Face (Iz oči v oči)
JAM Just A Minute (Samo malo!)
LOL Laughing Out Loud (Glasno se smejati.)
NBD No Big Deal (Nič posebnega.)
NP No Problem (Ni problema.)
THX Thanx (Hvala.)
Če pošiljate sporočilo večim naslovnikom hkrati, ki se povrh vsega nahajajo še na različnih koncih sveta, upoštevajte morebitne razlike v jeziku, kulturi, izobrazbi, strokovni specializaciji in splošni razgledanosti.
Ker pri komunikaciji prek e-pošte ni neposrednega vidnega in slušnega stika s sogovorniki, se zdijo e-sporočila velikokrat hladna in neosebna. Ravno zaradi tega pa se velikokrat zgodi, da prejemniku napišemo tisto, česar si mu ne bi upali povedati v obraz. Da si zaradi vaše nepremišljenosti ne bi po nepotrebnem nakopali jeze ali zamere prejemnika, vam priporočamo, da pred oddajo sporočila še enkrat natančno preberete tisto kar ste zapisali in o po potrebi omilite slog pisanja. Ko boste enkrat oddali sporočilo, ga ne boste morali več preklicati ali zaustaviti na poti do prejemnika. Sporočilo zaključite z vljudnostnim pozdravom in podpisom, ki smo ga omenjali nekaj odstavkov višje.
Oblikovanje sporočil
Kljub temu, da je pisno komuniciranje prek e-pošte zelo podobno običajni poslovni »papirni« komunikaciji, pa moramo biti zaradi posebnosti ekomuniciranja pozorni na samo obliko e-sporočil. Izogibajte se uporabi ozadij, neberljivih pisav, animacij, slik, različnih slogov, ipd. Ne samo, da se lahko »bogato okrašenemu« sporočilu zmanjša berljivost, sporočilo lahko ima zaradi različnega delovanja poštnih klientov popolnoma drugačen videz kot ste ga ustvarili. Verjetno ne želite, da bi prejemniki dobili vtis vaše neprofesionalnosti in popolnega pomanjkanja smisla za estetiko. Uporaba različnih barv in velikosti pisav ni prepovedana, je pa vsekakor priporočljiva prava mera različnih naborov, da ne bo sporočilo na koncu izgledalo kot novoletna jelka.
Odgovarjanje na sporočilo
Zaželjeno je, da na vsako sporočilo odgovorite v najkrajšem možnem času oziroma v roku 24 ur. Če vam bi pisanje odgovora vzelo preveč časa, pošljite pošiljatelju sporočilo, da ste njegovo sporočilo prejeli in da mu boste odgovorili takoj, ko boste utegnili. Če v poslovnem komuniciranju ne boste pravočasnonepotrebnem nakopali jeze ali zamere prejemnika, vam priporočamo, da pred oddajo sporočila še enkrat natančno preberete tisto kar ste zapisali in o po potrebi omilite slog pisanja. Ko boste enkrat oddali sporočilo, ga ne boste morali več preklicati ali zaustaviti na poti do prejemnika.
Sporočilo zaključite z vljudnostnim pozdravom in podpisom, ki smo ga omenjali nekaj odstavkov višje.
Poskrbite za varno komuniciranje
Pogoj za uspešno komuniciranje je tudi zagotavljanje varnosti in zasebnosti na internetu. Poskrbite, da bo vaša komunikacija z zunanjim svetom varna in zakonsko neoporečna. Z uporabo ustreznih tehnologij in programov poskrbite za zaščito računalnika pri povezavi na internet kot tudi pred napadi virusov in vdori hekerjev. Poskrbite, da boste imeli nameščene najnovejše popravke operacijskega sistema, posodobljene različice protivirusnih programov in programov, ki jih uporabljate za komunikacijo. Uporaba protivirusnih programov naj bo na prioritetni listi, saj se vam tako ne bo potrebno opravičevati, če boste nehote razpošiljali viruse svojim prijateljem, znancem in poslovnim partnerjem. Če ne uporabljate postopkov enkripcije, se morate zavedati, da obstaja verjetnost, da bo nepooblaščena oseba prebrala vaše sporočilo. Zaradi tega je priporočljivo, da vaše sporočilo ne vsebuje ničesar kar si ne bi upali napisati na dopisnico. To je potrebno upoštevati tudi zaradi tega, ker vam lahko vso službeno pošto prestreže in pregleda oddelek za informatiko oziroma vaš delodajalec. Zaradi tega je priporočljivo, da si ob službenem enaslovu odpremo pri enem izmed spletnih ponudnikov brezplačne e-pošte še dodaten e-naslov, ki ga bomo uporabljali za zasebno korespondenco.
Pravila, ki smo jih v članku omenili so razumljiva in enostavna za uporabo. Če jih boste upoštevali, bo vaša komunikacija prek interneta potekala normalno, ostali uporabniki pa vas bodo obravnavali kot zrelega člana internetne skupnosti.
Tina P.
Vir: Moj mikro
