Naredimo red!
Kup fasciklov, dokumentov, papirja, pa premalo prostora, slaba organiziranost arhiva - v podjetju prav vsi skrbniki arhivov poslovne dokumentacije zagotovo poznajo problem z iskanjem dokumentov, brskanjem po arhivu in vsakoletno stisko s prostorom za dokumente preteklega leta. Delo ni prijetno in se ga praviloma izogibamo, dokler je le mogoče. Količina priročnih arhivov ali tekoča zbirka dokumentov je seveda odvisna od podjetja do podjetja praviloma pa so arhivi prepuščeni v skrb zaposlenim, ki dokumente kreirajo ali uporabljajo. Podjetja različno skrbijo za arhiviranje poslovne dokumentacije, odvisno od prostorskih in finančnih zmožnosti, ki jih imajo na voljo.
Kaj je potrebno storiti, da se izognemo vsakoletnim težavam z arhivom?
Možnosti je seveda več, prava odločitev pa je odvisna od različnih dejavnikov, kot so:
- letno število dokumentov
- število vpogledov v dokumente za pretekla obdobja
- število uporabnikov, ki potrebujejo vpoglede v dokumente
- vrste podatkov, ki se na dokumentih nahajajo (osebni podatki..)
Kako najti pravo zdravilo za vse večje težave, ki se pojavljajo z arhivom?
Pa poglejmo, katere so največje napake, ki jih skrbniki arhiva poslovne dokumentacije producirajo v pripravi dokumentov za tekočo ali arhivsko zbirko.
- v registratorjih se nahajajo dokumenti z zelo različnimi roki hrambe;
- kopije dokumentov se nahajajo na več različnih mestih v podjetju;
- na registratorjih ni označeno, do kdaj se mora registrator hraniti v arhivu;
- nimajo popisa dokumenta v arhivu;
- ni izdelanega pravilnika o arhiviranju dokumentov.
Vse skupaj ima za posledico, da je arhivska zbirka dokumentov neurejena in nepregledna. Nihče natančno ne ve, koliko dokumentov se v podjetju nahaja, večkrat imajo v arhivu dokumente dlje časa kot je potrebno, itd.
Kakšne so možne rešitve in kdaj se odločiti za katero od njih?
Rešitev za arhiviranje poslovne dokumentacije je več. S sprejemom potrebe zakonodaje je možno dokumente hraniti tudi v e-obliki.
Prvi korak k ureditvi dokumentov je analiza količine dokumentov, ki jih imamo v arhivu in kje jih prejmemo ali produciramo, kdo so uporabniki arhivov (nabava, finance, itd.) in kolikokrat jih iščemo v arhivu.
Fizična ureditev papirnega arhiva.
Aktivnosti ureditve arhiva zajemajo popis arhiva, določitev rokov hrambe, odbiranje dokumentov, priprava arhiva (arhivski prostor...) in ureditev dokumentov v arhivu. Za to rešitev se je smiselno odločiti v primeru, da imamo ustrezen prostor (velikost in urejenost) in da do dokumentov v arhivu dostopamo redko .
Pretvorba dokumentov v e-obliko.
Prehod na sodoben način arhiviranja dokumentov je strateška odločitev podjetja. Možnih je več načinov pretvorbe dokumentov v elektronsko obliko. Podjetje lahko izvaja digitalizacijo dokumentov v lastni režiji ali pa se odloči za storitev skeniranja. Prednosti načina hrambe so vidne takoj, rešitev je finančno bolj zahtevna, prinaša pa dolgotrajne učinke na izrabi prostora in času zaposlenih. Rešitev zahteva informacijsko opremljenost in organizacijske spremembe.
Za rešitev se je smiselno odločiti v primeru, kadar do dokumentov dostopa več različnih uporabnikov, kadar je potreba po dokumentih je dnevna, kadar sta čas iskanja in dostopa do dokumentov pomembna in kadar v arhivu hranimo varnostno zahtevnejše dokumente (osebne podatke).
Najem arhivskega prostora
Najem arhivskega prostora je rešitev težav z dokumenti, ki je v osnovi najcenejša od vseh naštetih rešitev. Podjetje odda dokumente v hrambo in prenese skrb nad dokumenti na izvajalca storitev. V trenutku se reši težav s prostorom in urejanjem arhiva. Vso skrb nad dokumenti prevzame skrbnik, naročnik pa ima možnost dostopa do dokumentov v najkasneje 4 urah od podane zahteve.
Za rešitev se je smiselno odločiti v primeru, če podjetje samo nima ustreznega prostora, če je na razpolago premalo zaposlenih in če dokumentov ne potrebujemo dnevno.
Zakoni in organizacija podjetja zahteva od skrbnika arhiva, da si uredi dokumente. Arhiviranje je sestavni del poslovanja in zato mu je slej kot prej potrebno posvetiti čas. Urejena dokumentacija podjetju pomeni bazo znanja. Prej ko pristopite k reševanju problematike, prej boste z reorganizacijo arhiva dosegli urejenost in mirni spanec.
Vir: članek Naredimo red!, www.comtech.si, avtor: Tone Gazvoda
