Poslovni bazar

• določa usmeritev in slog delovanja,
• postavlja jasen smoter in jasne cilje,
• osredotoča pozornost udeležencev na teme sestanka,
• skrbi, da vsi udeleženci prispevajo, kar le morejo,
• obvladuje težavne udeležence, preveč zgovorne, nataknjene, vsevedne, preglasne ipd.;
• zagotavlja, da se udeleženci držijo pravil,
• zagotavlja red na sestanku,
• zagotovi, da sestanek sprejme jasne, sprejemljive sklepe o vseh obravnavanih zadevah,
• pazi na časovni potek sestanka,
• skrbi za storitve, ki zagotavljajo udeležencem primerno udobje, možnost za delo.

Vodja je torej glava in motor sestanka. Je vedno pravočasno na mestu sestanka, pričaka in pozdravi vse udeležence. Jih med seboj predstavi, seznani in posede na svoja mesta. Vodja naj bo udeležencem sestanka vzor vljudnega obnašanja, pozitivne naravnanosti in vedrine, pa tudi drobec humorja ne škoduje. Vodja je ustvarjalen in kritičen, spodbuja sporazumno odločanje in skrbi za primeren način pogajanj ter učinkovit zaključek sestanka.

• varuje udeležence pred motečimi vplivi, sprejema zanje sporočila in posreduje njihova, vsem pomaga kot začasna osebna tajnica,
• skrbi za prostor (urejenost, ogrevanje in hlajenje, prezračevanje in čiščenje, osvetljenost) in za brezhibno opremo,
• nadzoruje postrežbo z osvežili, bedi nad oskrbo udeležencev, opravlja morebitne rezervacije hotelov in prevoznih sredstev, svetuje glede parkiranja,
• ob obsežnih sestankih in zborovanjih posebej pazi na udeležence z zdravstvenimi težavami,
• v bližini ima vedno tablete proti glavobolu in prvo pomoč,
• predvsem pa zna priklicati hitro zdravniško pomoč.

Skrbi za zapisovanje poteka in ugotovitev:

• zapisovanje na sestanku praviloma ni dobesedno, običajno je zapisovanje povzetkov glavnih tem, morda samo sklepov,
• zapisovalec mora dobro poznati obravnavano temo in podjetje, praviloma si zapisuje imena in povzetke stališč,
• zapisovalec seveda beleži pomembne zadeve, denimo izide glasovanja, uradne proteste, formalne sklepe itd.

Je vest, spomin in desna roka vodje:

• ves čas ima pri roki potrebno dokumentacijo,
• ve za imena in položaje, naslove in telefonske številke vseh udeležencev, oskrbi vodjo s sedežnim redom in imeni udeležencev, opozori vodjo na posebne priložnosti, kot so osebni prazniki, dosežki udeležencev, pomembni gosti in podobno,
• nenehno pazi na časovni potek, na odmore in čas za oblikovanje sklepov,
• zapisuje, kaj je vodja obljubil udeležencem (za kasnejše dogovore, gradivo, podporo ipd.),
• skrbi za postopke in pravila,
• pozna predpise in pravila ter jih vnaša v delo sestanka.

Jedro sestanka so seveda udeleženci. Sestanek ni gledališka predstava in udeleženci niso zgolj obiskovalci oz. opazovalci, ki plačajo vstopnico in si ogledujejo nastope igralcev. Udeleženci sestanka so oboje - igralci in občinstvo, povrhu pa še režiserji in avtorji. Pravzaprav lahko rečemo, da se je nepošteno udeležiti sestanka, pa ne sodelovati in prispevati k uspešnosti.
Poglavitne naloge udeležencev sestanka so:

• da delujejo za učinkovit in uspešen potek sestanka,
• da usklajujejo interese,
• da skrbijo za vsebino sestanka s tem, da sodelujejo pri snovanju sestanka, sodelujejo pri razpravah in pri snovanju ter uresničevanju sklepov sestanka,
• da spoštujejo pravila in pogoje sestanka (držijo se obravnavane zadeve sestanka, pravila obnašanja, spoštujejo časovni spored ...),
• da komunicirajo z vodjo in udeleženci sestanka, aktivno poslušajo ter sodelujejo pri vseh temah sestanka (ne samo tistih, ki jih še posebej zanimajo).