| 

Uporabne informacije

Sestavite urejeno pisno poslovno sporočilo

Sestavite urejeno pisno poslovno sporočilo

15.08.2008 ob 09:47

Pisno poslovno sporočilo je ena izmed metod poslovnega komuniciranja. In kot vsaka druga poslovodna dejavnost ima tudi pisno komuniciranje lastno politiko. Politika komuniciranja izhaja iz kulture organizacije, iz vrednot, navad in interesnih povezav ter razmerij. Nastajanje učinkovitega in uspešnega pisnega sporočila pa obsega načrtovanje, snovanje ter izboljševanje in popravljanje sporočila. Cilj je vedno eden. Pisec želi bralca maksimalno pritegniti k branju in sprejemanju sporočila. Zato pa je potrebno napisati dobro urejeno in zlasti jasno sestavljeno pisno sporočilo.

Snovanje dobro urejenega sporočila izhaja iz njegove vsebine, iz pravih misli, razlogov, informacije, predlogov. Za poslovno pisno sporočanje pač še posebej velja, da je predvsem pomembno, kaj ima pisec povedati, in šele zatem, kako to pove. Torej jasnost in razumnost pred vsem. Seveda pa je dobro urejeno in podano sporočilo bolj učinkovito.

Snovanje pisnega sporočila obsega dva koraka. V prvem pisec smiselno razvrsti sestavine v skupine, v drugem pisec te skupine razvrsti v smiselno zaporedje. Sestavine sodijo v tri skupine:

  1. Temeljna misel je jedro, okrog katerega pisec snuje sporočilo.
  2. Podpirajo jo razlogi, najmanj trije ali največ pet, saj jih več povprečen bralec ne bo sočasno obvladal.
  3. Vsak razlog utemeljujejo konkretni in prepričljivi dokazi. Lahko so enostavni podatki, lahko so primerjave, jedrnati opisi, izjave, sklicevanje na vplivne osebe ter seveda grafični prikazi.

Za slabo urejena pisna sporočila so največkrat najbolj značilne napake glede vsebine, členjenja in zaporedja delov vsebine. Tako pisec v poslovnem pisanju pogoste dela sledeče napake:

  • zlorablja potrpljenje bralca s predolgim uvodnim delom in prepozno začne z jedrom,
  • obremenjuje besedilo z nepotrebnimi informacijami, ki jemljejo bralcu čas in zameglijo preglednost sporočila,
  • pomeša bistvene trditve in jih ne razporedi v logično zaporedje, ki bi pomagalo bralcu,
  • pozablja na bistvene informacije, ki bi bralcu omogočile, da se ob sporočilo opredeli in da kaj ukrene.

Poleg tega bo poslovno sporočilo primerno vplivalo na bralca, če bo le-ta sodil, da prihaja iz verodostojnega vira, iz poštenih rok. Verodostojnost pisca, pošiljatelja koristi, če le-ta:

  • izpričuje s sporočilom, da pozna in razume položaj bralca,
  • predstavi svoja priporočila ali nastopa z drugim zanesljivim virom,
  • podpira svoje trditve s trdnimi dejstvi, ne z napihnjenimi trditvami,
  • uporablja besedje, ki samo spodbuja zaupanje bralce,
  • očitno verjame v to, kar sporoča, in v samega sebe.

In to je le nekaj dejavnikov, ki vplivajo na učinkovitost poslovnega pisnega sporočanja. Za zaključek podajmo še nekaj navodil za jasno pisanje pisnega poslovnega sporočila.

  1. Sporočilo mora biti čim krajše.
  2. Ozirajte se na bralca, njegove poglede in izkušnje.
  3. Pišite z namenom, da razložite in ne da naredite vtis.
  4. Pišite naravno, stil naj bo gladko tekoč in naj pritegne pozornost.
  5. Pišite kratke stavke. Le-ti naj bodo različnih dolžin, vendar v povprečju z manj kot 20 besedami.
  6. Izogibajte se sestavljenih stavkov ter pazljivo sestavljajte dolge in kratke besede.
  7. Uporabljajte znane besede. To vam omogoča, da se izognete redko rabljenim besedam.
  8. Izogibajte se žargonskemu izražanju, če niste popolnoma prepričani, da ga bralec razume.
  9. Izogibajte se nepotrebnim besedam.
  10. Uporabljajte izraze, ki si jih bralec lahko vizualno predstavlja.
  11. Uporabljajte tvorni glagolski način (aktiv).
  12. Vsak del sporočila naj bo relevanten.
  13. Zagotoviti morate, da ima vsebina vse ustrezne točke.
  14. Ohraniti morate mero in razmerja, primeren poudarek na vrstnem redu pomembnosti.
  15. Če dovolite bralcu, da bere med vrsticami, se izpostavljate na milost in nemilost njegovi domišljiji.
  16. Previdno uporabljajte številke, saj pritegnejo pozornost. Odločite se, kdaj je bolj koristno uporabljati absolutne vrednosti in kdaj odstotke oziroma obratno. Kadar navajate številke, bodite natančni, kadra zaokrožujete, se odločite za točnost.

Kot v poslovnem svetu nasploh terja poslovno pisno komuniciranje dovolj občutka za takta in za oliko. Pisec naj bo nanj še posebej pazljiv takrat, kadar so prejemniki pisma nadrejeni, kadar je torej vsaj deloma odvisen od njihove naklonjenosti. Takt in olika terjata malo več časa in pozornosti, se pa lahko bogato obrestujeta.

Povzeto po Poslovno komuniciranje: Evropske razsežnosti, Maribor 2004

sorodni članki





Sreda
od 4 do 13 °C

Četrtek
od 5 do 12 °C

Petek
od 4 do 12 °C

Anketa

Ste inteligentni?
Da, imam se za pametnejšega od večine
Mislim, da sem povprečno inteligentna oseba
Inteligenca ni najpomembnejša, imam mnoge druge vrline
Ravno prav, da lahko izpeljem vse, kar si zamislim

    rezultat