| 

Uporabne informacije

Evidence osebnih podatkov delavcev

Evidence osebnih podatkov delavcev

14.07.2008 ob 12:08

V praksi se je pojavila potreba po pripravi smernic o varstvu osebnih podatkov (v nadaljevanju: OP) v delovnih razmerjih. Zakonske določbe, ki se nanašajo na varstvo OP v tovrstnih razmerjih, so poleg običajnih zahtev za varstvo OP še toliko bolj pomembne, saj je delavec v razmerju do delodajalca šibkejša stranka in potrebuje določeno mero zaščite, zato je to področje specialno urejeno tudi v drugih zakonih.

S tem namenom je Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: Pooblaščenec) podal skupne praktične napotke za upravljavce zbirk osebnih podatkov (OP) na jasen, razumljiv in uporaben način in s tem odgovoriti na najpogosteje zastavljena vprašanja s področja varstva osebnih podatkov, s katerimi se srečujejo posamezni upravljavci zbirk OP. S pomočjo smernic naj bi upravljavci dobili priporočila, kako naj v praksi zadostijo zahtevam Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1-UPB1).

V nadaljevanju vam predstavljamo nekaj praktičnih napotkov vezanih na vrste evidenc OP delavcev.

Vprašanje: Katere evidence OP delavcev lahko obdeluje delodajalec?

Odgovor: Evidence, ki jih lahko delodajalci vodijo na področju dela in socialne varnosti za vsakega delavca, ki je v delovnem razmerju, so eksplicitno določene v 13. členu ZEPDSV.

Poleg tega pa je zakonodajalec v 46. členu ZDR določil, da se OP delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno z ZDR ali z drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. To pomeni, da delodajalec lahko o delavcih vzpostavi tudi evidence, ki jih zakon ne predvideva, vendar mora natančno obrazložiti oz. izkazati, za kateri namen določen OP delavca potrebuje. Če delodajalec ne izkaže, da je posamezen OP delavca potreben zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, ga od delavca ne sme zahtevati.

Pooblaščenec na tem mestu opozarja, da ZVOP-1-UPB1 sicer razlikuje med javnim in zasebnim sektorjem, vendar je področje delovnega prava specialno urejeno za oba sektorja v posebnih zakonih. OP v javnem sektorju se na podlagi 9. člena ZVOP-1-UPB1 načeloma lahko obdelujejo, če obdelavo OP in OP, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni OP obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Za delodajalca v zasebnem sektorju pa načeloma velja splošna določba 10. člena ZVOP-1-UPB1, po kateri se lahko obdeluje OP delavca tudi na podlagi njegove osebne privolitve. Na tem mestu je vendarle potrebno opozoriti, da osebna privolitev v razmerju do zgoraj navedene delovnopravne zakonodaje (ZEPDSV in ZDR) velja izjemoma in le za tiste OP, ki niso vezani na uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oz. niso v zvezi z delovnim razmerjem posameznika. Zavrnitev oz. nepodano soglasje s strani delavca za obdelavo tovrstnih OP zato nikakor ne sme imeti posledic za delovno razmerje.

Pooblaščenec kljub temu, da ZVOP-1-UPB1 dovoljuje tudi ustno ali drugo ustrezno privolitev posameznika, delodajalcem svetuje, da naj si povsod tam, kjer je to možno in ne zahteva prevelikih stroškov, skušajo pridobiti predvsem pisno privolitev delavca, saj bo imela v primeru spora z delavcem pisna privolitev nedvomno večjo dokazno vrednost kot zgolj ustna privolitev.

Ob tem velja opozoriti na načelo sorazmernosti (3. člen ZVOP-1-UPB1), ki določa, da morajo biti OP, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Tako npr. delodajalec že pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi ne sme od kandidata zahtevati podatkov o družinskem oz. zakonskem stanu, podatkov o nosečnosti, o načrtovanju družine oz. drugih podatkov, če niso v neposredni zvezi z delovnim razmerjem (26. člen ZDR).


Vprašanje: Kdaj mora delodajalec evidence OP delavcev prijaviti Pooblaščencu v register zbirk?

Odgovor: O obstoju vseh evidenc OP, ki jih delodajalec obdeluje, mora biti obveščen Pooblaščenec. Vpis v register zbirk OP ni obvezen za tiste upravljavce OP, ki imajo manj kot 50 zaposlenih, vendar pa navedena izjema ne velja za zbirke OP, ki jih vodijo upravljavci OP iz javnega sektorja, notarji, odvetniki, detektivi, izvršitelji, izvajalci zasebnega varovanja, zasebni zdravstveni delavci, izvajalci zdravstvenih storitev ter za upravljavce OP, ki vodijo zbirke, ki vsebujejo občutljive OP in je obdelava občutljivih OP del njihove regsitrirane dejavnosti. Delodajalec, katerega dejavnost sodi v krog navedenih subjektov, mora opraviti vpis v register zbirk OP pri Pooblaščencu. Povezava do registra zbirk osebnih podatkov, kjer lahko opravite vpis, se nahaja na spletni strani Pooblaščenca (http://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/obveznosti-upravljavcev/vpis-vregister- zbirk-osebnih-podatkov/).

Vir: Smernice za varstvo osebnih podatkov v delovnih  razmerjih, Informacijski pooblaščenec, 07.04.2008

sorodni članki


Komentarji: 0 

Dodajte komentar


Dodajte komentar
Ime:
Vsebina:
Prepiši kodo:
(upoštevajte velike in male črke)
Prosimo vas, da pri pisanju komentarjev niste žaljivi. Vaši prispevki naj ne vsebujejo izrazov, ki niso primerni za objavo.




Sreda
od 14 do 29 °C

Četrtek
od 16 do 30 °C

Petek
od 16 do 26 °C

Sobota
od 15 do 29 °C

Anketa

Se vam zdi vaša spletna stran učinkovita?
Da
Ne
Kako naj pa to vem?
Je nimam

    rezultat